Checklist para organizar el Festival del Día del Trabajo

Un festival del Día del Trabajo necesita más que un programa y música: hay que coordinar permisos, artistas, catering, voluntarios y equipos antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde reservar el lugar hasta preparar el efectivo, las bebidas y las listas de registro. También incluye los detalles que suelen llegar tarde, como el plano del recinto, los baños, la gestión de residuos y la previsión meteorológica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar los permisos necesarios
Registrar el programa musical
2 personas
Confirmar artistas y presentador
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar el catering
Reservar equipo
Gestionar los baños y el servicio de residuos
Hacer un plano del recinto
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
Revisar el pedido de catering
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar las listas de registro
2 personas
Preparar el efectivo y el terminal de pago
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Recibir entregas
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Montar mesas de buffet
4 personas
Montar la barra
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Comprobar los baños
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Reabastecer el buffet y el bar
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar el programa musical
2 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir la comida caliente
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Apagar el sonido y la iluminación
2 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Limpiar la vajilla y el material de cocina
4 personas
Limpiar mesas y sillas
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Cerrar los datos de pago
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 6

Vajilla

Platoscant. 120
Platos hondoscant. 100
Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Catering

Termoscant. 6
Cubiterascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Bar móvil
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas rojascant. 8
Mantelescant. 18
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Pósteres decorativoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de anunciar el festival. Después comprueba los permisos necesarios y registra el programa musical para no dejar la parte administrativa para la última semana.
Confirma artistas y presentador por escrito y asigna voluntarios con funciones concretas. Prepara las listas de registro y las instrucciones de cada puesto al menos 24 horas antes de la apertura.
Reserva con antelación el catering, el equipo, los baños y el servicio de residuos. Comprueba que las mesas, sillas, carpas, altavoces, neveras y máquinas de café estén incluidos en los pedidos.
Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y revisa el pedido de catering antes de recibirlo. Ten listas las mesas de buffet, bandejas, pinzas, jarras y recipientes para separar y servir la comida.
Consulta el pronóstico el día anterior y vuelve a revisarlo la mañana del festival. Imprime el programa y la señalización, enfría las bebidas y prepara el efectivo y el terminal de pago antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar el Festival del Día del Trabajo?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, confirmar artistas y solicitar los permisos. Deja la última semana para revisar pedidos, señalización, voluntarios y previsión meteorológica.
¿Qué hay que reservar para un Festival del Día del Trabajo?: Reserva el lugar, el catering, el equipo, los baños y el servicio de residuos. Incluye también carpas, mesas, sillas, altavoces, neveras y máquinas de café si no están disponibles en el recinto.
¿Cuándo se prepara el catering del festival?: Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y revisa el pedido entre 3 y 5 días antes. El día anterior confirma cantidades, enfría las bebidas y reúne bandejas, pinzas, jarras y utensilios de servicio.
¿Qué se debe comprobar el día del Festival del Día del Trabajo?: Comprueba el inventario, el plano del recinto, la señalización, el programa, los equipos y las listas de registro antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para preparar el efectivo, el terminal de pago y las bebidas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.