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Arbeiterfest organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Arbeiterfest braucht mehr als Biertische und Musik: Termin, Genehmigungen, Programm, Catering und Helfer müssen aufeinander abgestimmt sein. Plane die wichtigsten Punkte zuerst und arbeite dich anschließend bis zum Veranstaltungstag vor. Besonders spät werden oft Anmeldungen, Ernährungswünsche, Kühlung und die Ausgabe von Bargeld oder Zahlungsterminals geklärt. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, den Aufbau, die Registrierung und den Ablauf vor Ort zu koordinieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Erforderliche Genehmigungen prüfen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Künstler und Moderator bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Ausrüstung reservieren

  • Toiletten und Abfallentsorgung organisieren

  • Geländeplan erstellen

    2 Personen

  • Programm und Wegweiser drucken

    2 Personen

  • Cateringbestellung prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Registrierungslisten bereitlegen

    2 Personen

  • Bargeld und Zahlungsterminal bereitlegen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Buffet und Bar auffüllen

    4 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Musikprogramm begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Essen sicher verstauen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Ton und Licht ausschalten

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    6 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    3 Personen

  • Geschirr und Küchenausstattung reinigen

    4 Personen

  • Tische und Stühle abwischen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Zahlungsdaten abschließen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • StühleAnz. 100
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 6

Geschirr

  • TellerAnz. 120
  • Tiefe TellerAnz. 100
  • GläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 80
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Catering

  • ThermoskannenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierzangenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8
  • Einkäufe

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • KüchenschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • Mobiler Barwagen
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlschränkeAnz. 2
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 3
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • BaustrahlerAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • Rote FahnenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 18
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • Dekorative PosterAnz. 20

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • ReinigungsschwämmeAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 6

Tipps

  • Lege Termin, Programm und Veranstaltungsort zuerst fest. Prüfe Genehmigungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn Musik, Ausschank oder ein Außenbereich vorgesehen sind.
  • Bestätige Künstler, Moderation und Musikprogramm spätestens 3 Wochen vor dem Fest. Drucke Programm und Wegweiser erst, wenn Anfangszeiten, Räume und Programmpunkte endgültig feststehen.
  • Führe Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste zusammen und schließe die Cateringbestellung 5 bis 7 Tage vorher ab. Plane dabei eine kleine Reserve ein, statt erst am Veranstaltungstag nachzubestellen.
  • Teile Helfer nicht nur für den Aufbau ein, sondern auch für Registrierung, Buffet, Getränke, Abfall und Abbau. Für eine Schicht von 3 bis 4 Stunden solltest du pro Aufgabe eine verantwortliche Person und eine Vertretung benennen.
  • Prüfe am Vortag Wetter, Bestandsliste und Kühlmöglichkeiten. Getränke sollten mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; Bargeld, Zahlungsterminal, Registrierungslisten und wichtiges Material gehören in eine beschriftete, griffbereite Kiste.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Arbeiterfest planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location, Programm und Genehmigungen. Catering, Technik und Helfer sollten spätestens 3 Wochen vor dem Fest feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Arbeiterfest?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Registrierung, Catering, Getränke, Technik und Abfall ein, jeweils mit Vertretung. Für größere Feste sind zwei bis drei Helfer pro Bereich und eine zusätzliche Aufbauschicht von 3 bis 4 Stunden sinnvoll.
Wann muss man das Catering für ein Arbeiterfest bestellen?
Gib die verbindliche Bestellung 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung ab. Erfasse Ernährungswünsche und die voraussichtliche Personenzahl vorher, damit Teller, Gläser, Serviergeschirr und Getränke passend eingeplant werden können.
Was muss am Tag vor dem Arbeiterfest geprüft werden?
Kontrolliere Wettervorhersage, Geländeplan, Wegweiser, Bestandsliste und die Einsatzzeiten der Helfer. Kühle Getränke am Vortag oder mehrere Stunden vor Beginn und lege Registrierungslisten, Bargeld sowie das Zahlungsterminal separat bereit.

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