Checklist pour organiser un festival de chorales

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez une réponse avec le nombre de chanteurs, les besoins alimentaires et les contraintes d’accès afin d’éviter les changements de dernière minute.
• Traitez les inscriptions au fil de l’eau et mettez la liste des participants à jour chaque semaine. Répartissez définitivement les prestations au plus tard 2 à 3 semaines avant le festival, puis envoyez le déroulé à chaque chorale.
• Vérifiez les partitions et rassemblez le répertoire avant l’impression des brochures. Gardez une version numérique sur l’ordinateur portable et quelques exemplaires papier au pupitre de musique.
• Testez toute la sonorisation au moins 7 jours avant l’événement, avec les microphones, les enceintes de scène, la table de mixage, les câbles et les boîtiers DI. Le jour J, prévoyez 2 heures pour l’installation et le test final.
• Préparez l’accueil avant l’ouverture des portes : badges nominatifs, programmes, indications d’accès et bénévoles identifiés. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez les tables, chaises, poubelles et espaces de loge avant l’arrivée des chorales.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un festival de chorales ?

Envoyez les invitations dès que la date et le programme sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant le festival. Laissez au moins 2 semaines pour les réponses, puis relancez les chorales qui n’ont pas encore rempli le formulaire.

Combien de temps prévoir pour installer la scène et la technique ?

Prévoyez au minimum 2 heures le jour du festival pour libérer la scène, installer les enceintes, les microphones, les câbles et les projecteurs LED. Faites un premier test complet 7 jours avant afin de régler les problèmes sans pression.

Quand confirmer le catering d’un festival de chorales ?

Confirmez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir recueilli les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez ensuite une liste finale des participants pour vérifier les quantités à la livraison.

Que préparer la veille d’un festival de chorales ?

Préparez les badges, les programmes, le déroulé, les indications d’accès et les espaces d’accueil la veille. Refroidissez les boissons et regroupez le matériel technique, les rallonges, les multiprises et les passe-câbles pour gagner du temps le matin.

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