Chorfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm mindestens 6 Monate vorher fest, damit eingeladene Chöre ihre Teilnahme und Anreise verbindlich planen können. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Auftrittszeiten und wichtige Rahmenbedingungen feststehen.
• Schließe die Anmeldung etwa 8 Wochen vor dem Festival. Erfasse dabei nicht nur die Personenanzahl, sondern auch Ernährungswünsche, damit das Catering Mengen und Sonderkost rechtzeitig berücksichtigen kann.
• Teile die Auftritte spätestens 4 Wochen vorher endgültig ein und verschicke den Ablaufplan, die Wegbeschreibung und die Informationen zu den Noten. So können die Chöre fehlendes Material melden, bevor die Programmhefte gedruckt werden.
• Teste die Beschallungsanlage nicht erst am Festivaltag: Prüfe Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Kabel und DI-Boxen mindestens 2 Wochen vorher gemeinsam mit der zuständigen Person.
• Plane den Aufbau mit festen Uhrzeiten für Empfang, Garderobe, Umkleidetische, Bühne und Catering. Kühlt die Getränke erst nach dem Aufbau ein, damit sie beim Empfang und in den Pausen tatsächlich kalt bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Programm und Einladungen. Spätestens 8 Wochen vor dem Festival sollten die Anmeldungen geschlossen und die Teilnehmerliste weitgehend vollständig sein.

Wann sollte man die Chöre zu einem Festival einladen?

Verschicke die Einladungen etwa 5 bis 6 Monate vor dem Termin. Setze eine klare Anmeldefrist, zum Beispiel 8 Wochen vor dem Festival, damit Auftritte, Catering und Namensschilder geplant werden können.

Wann muss der Ablaufplan für ein Chorfestival feststehen?

Die endgültige Auftrittseinteilung sollte 4 Wochen vorher feststehen. Verteile den Ablaufplan spätestens 3 Wochen vor dem Festival, damit die Chöre Anreise, Umkleide und Notenmaterial abstimmen können.

Wie lange vor dem Chorfestival sollte man die Technik testen?

Teste die komplette Beschallung mindestens 2 Wochen vorher und wiederhole den Funktionstest am Vortag. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kabelmatten, Mikrofonständer und Bühnenlautsprecher.

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