Koorfestival organiseren: checklist en planning

Een koorfestival vraagt om meer dan koren uitnodigen en een podium klaarzetten. Je moet aanmeldingen verwerken, optredens logisch indelen, repertoire en bladmuziek controleren en deelnemers op tijd informeren. Regel catering en dieetwensen ruim vooraf en test de geluidsinstallatie voordat de eerste groep arriveert. Met deze checklist houd je de voorbereiding, ontvangst, optredens en afsluiting overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
3 personen
Koren uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Optredens definitief indelen
3 personen
Repertoire verzamelen
2 personen
Bladmuziek controleren
2 personen
Programmafolders ontwerpen
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitdelen
Routebeschrijving versturen
Naambadges maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Licht installeren
2 personen
Techniek opnieuw testen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Naambadges klaarleggen
Catering klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen

Event

Koren ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koren naar kleedruimte brengen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens begeleiden
3 personen
Microfoons aanpassen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzeruimte opruimen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Gezamenlijke repetitie begeleiden
3 personen
Gezamenlijk concert begeleiden
3 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels leegruimen
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Deelnemers bedanken
2 personen
Foto's delen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Kleedkamertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Koffiepottenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiumluidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
Microfoonkabelsaantal 8
DI-boxenaantal 2
Laptop
Muzieklessenaaraantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Kabelmattenaantal 10

Decoratie

Festivalbanierenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 12
Programmabordenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24
Thermosbekersaantal 20

Catering

Boodschappen

Kantoor

Programmaboekjesaantal 250
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 2
Plakbandaantal 6
Schrijfblokkenaantal 12
Pennenbakjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 2
Kabelbruggenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12

Tips

Leg datum en programma eerst vast en geef koren daarna een duidelijke aanmeldtermijn. Zo kun je optredens, deelnemersaantallen en de benodigde bladmuziek tijdig definitief indelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de catering pas af nadat de deelnemerslijst is bijgewerkt. Controleer de aantallen opnieuw wanneer je de reserveringen bevestigt.
Plan de techniekstest niet op de festivaldag zelf. Test mengpaneel, luidsprekers, microfoons, microfoonstatieven, kabels en DI-boxen vooraf en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar.
Maak per koor een naambadge en deel het draaiboek samen met de routebeschrijving uit. Vermeld daarin de aankomsttijd, kleedruimte, volgorde van optreden en contactpersoon voor techniek.
Richt ontvangst, kleedruimtes en podiumruimte apart in. Zet tafels, stoelen, kledingrekken en garderoberekken klaar en koel de dranken voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een koorfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Open het aanmeldformulier uiterlijk 10 tot 12 weken voor het festival, zodat je daarna de optredens en catering kunt indelen.
Wanneer moet ik koren uitnodigen voor een koorfestival?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 3 maanden voor het festival, met een duidelijke sluitingsdatum voor aanmeldingen. Verwerk de reacties wekelijks en bevestig de definitieve indeling uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf.
Wanneer moet de techniek voor een koorfestival getest worden?: Test de geluidsinstallatie minimaal 1 week vooraf met het mengpaneel, de luidsprekers en de microfoons. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 60 minuten voordat de ontvangst begint.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een koorfestival?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 deelnemers voor ontvangst en begeleiding. Voeg daarnaast minstens 2 mensen toe voor podiumwissels en 1 vaste contactpersoon voor techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.