Checklist para organizar un festival de coros

Organizar un festival de coros requiere coordinar actuaciones, participantes, repertorios y aspectos técnicos en un mismo calendario. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerradas las inscripciones antes de distribuir definitivamente las actuaciones. Después, reúne el repertorio, revisa las partituras y confirma reservas, catering y necesidades técnicas. En los últimos días, prepara identificaciones, folletos, bebidas, voluntarios y la distribución del espacio para que la recepción y el escenario estén listos a tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
3 personas
Invitar coros
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Distribuir definitivamente las actuaciones
3 personas
Reunir el repertorio
2 personas
Revisar las partituras
2 personas
Diseñar folletos del programa
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Confirmar las reservas
Pedir el catering
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Repartir el programa
Enviar indicaciones
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar la zona de recepción
3 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Probar de nuevo la técnica
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Colocar las acreditaciones
Preparar la restauración
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas

Evento

Recibir a los coros
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Llevar a los coros al vestuario
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar las actuaciones
3 personas
Ajustar los micrófonos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Ordenar la sala de descanso
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Coordinar el ensayo conjunto
3 personas
Acompañar el concierto conjunto
3 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger las mesas
3 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas
Compartir fotos
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 180
Mesas de vestuariocant. 6
Percheroscant. 4
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos para aguacant. 180
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoces del escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cables de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 2
Portátil
Atril para músicacant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Banderolas del festivalcant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 12
Carteles del programacant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Vasos térmicoscant. 20

Catering

Compras

Oficina

Programascant. 250
Credencialescant. 150
Portabadgescant. 150
Bolígrafoscant. 30
Papel de impresióncant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Bloc de notascant. 12
Portalápicescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Puentes de cablecant. 8

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 3
Guantes de gomacant. 12

Consejos

Cierra el formulario de inscripción con antelación suficiente para poder actualizar la lista de participantes, recoger preferencias dietéticas y distribuir las actuaciones sin cambios de última hora.
Reúne el repertorio y revisa las partituras antes de imprimir los folletos del programa. Así evitarás corregir horarios, nombres de coros o títulos cuando el material ya esté preparado.
Haz una prueba técnica completa antes del festival: comprueba la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, las cajas DI, el portátil y todos los cables alargadores y regletas.
Asigna voluntarios a tareas concretas, como recepción, identificación, reparto del programa, camerinos y apoyo al escenario. Enviar las indicaciones por escrito al menos 24 horas antes reduce dudas durante el montaje.
Compra y enfría las bebidas con tiempo, y prepara una zona de recepción con mesas, sillas, percheros y papeleras. Monta primero el escenario y el sistema de sonido, y deja la decoración para el final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza la planificación al menos 8-12 semanas antes de la fecha. Reserva pronto el espacio y el catering, y deja las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, repertorio, programa y voluntarios.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un festival de coros?: Cierra el formulario entre 3 y 4 semanas antes del festival. Ese margen permite actualizar participantes, recopilar preferencias dietéticas y distribuir definitivamente las actuaciones.
¿Cuándo se debe probar el sonido del festival de coros?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes, y repite una comprobación breve el mismo día. Revisa micrófonos, soportes, cables, mesa de mezclas, altavoces y luces LED del escenario.
¿Qué hay que preparar el día anterior al festival de coros?: Deja listos los folletos, las tarjetas de identificación, las indicaciones para los participantes y la asignación de voluntarios. También puedes enfriar las bebidas y comprobar que el material de recepción, camerinos y escenario esté completo.

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