Checklist pour organiser un festival de ballet

Un festival de ballet demande un suivi précis des groupes, des artistes et de la technique. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 65 fournitures à prévoir, de la confirmation de la date jusqu’à l’accueil sur place. Vous y trouverez notamment le traitement des inscriptions, la préparation des fichiers musicaux, la répartition des artistes et l’organisation de la restauration. Servez-vous-en pour avancer dans l’ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du festival
Enregistrer les groupes participants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
Rassembler les informations sur les artistes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Rédiger les textes de présentation
Mettre en page le programme
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Établir la répartition des artistes
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
3 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Vérifier la décoration
Tester à nouveau la technique
2 personnes
Étiqueter les portants à vêtements
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les barres de danse
3 personnes
Aménager les vestiaires
3 personnes
Installer la technique
3 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les listes d’inscription
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Enregistrer les artistes
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les spectacles
Lancer la musique par numéro
2 personnes
Mettre les artistes en place
2 personnes
Accompagner les vestiaires
2 personnes
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Prononcer le discours de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter les barres de ballet
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Trier les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Barres de danseqté 4
Miroirsqté 4
Portantsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Nappesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4

Décoration

Affiches de balletqté 12
Toiles de fond en tissuqté 3
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 10
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux directionnelsqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Clés USBqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 10
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Étiquettesqté 200
Marqueursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et l’agencement de la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de groupes détermine les besoins en chaises, tables, portants, miroirs et barres de danse.
Fixez une date limite d’inscription et gardez une marge d’au moins 7 jours pour traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et établir la répartition des artistes.
Demandez les fichiers musicaux dans un format défini, puis testez chaque fichier au moins deux fois : une première fois avant l’impression du programme et une dernière fois le jour du montage.
Préparez les badges, les livrets et les panneaux directionnels avant l’arrivée des groupes. Prévoyez un exemplaire de secours des informations de programme et des textes de présentation.
Calculez la restauration à partir du nombre confirmé de participants, bénévoles et artistes, puis remplissez les glacières et préparez les produits longue conservation le jour précédant le festival.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival de ballet ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, le programme, les fichiers musicaux et la répartition des artistes nécessitent plusieurs échanges avant de pouvoir finaliser l’accueil.
Comment gérer les inscriptions à un festival de ballet ?: Ouvrez un formulaire avec les coordonnées du groupe, le nombre de participants, les besoins alimentaires et les informations artistiques. Fermez-le idéalement 3 à 4 semaines avant le festival afin de traiter les réponses et d’établir le programme.
Quand tester les musiques du festival de ballet ?: Testez les fichiers dès leur réception, puis refaites un test complet 24 à 48 heures avant le festival. Vérifiez l’ordre de passage, le volume et la lecture de chaque fichier avec la technique prévue.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival de ballet ?: Répartissez les bénévoles par fonction : accueil, vestiaires, orientation, restauration et coordination des artistes. Pour un événement de taille moyenne, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 aux vestiaires et 1 à la coordination pendant les arrivées.

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