Checklist para organizar un festival de ballet

Un festival de ballet reúne a grupos, artistas, familias, técnicos y voluntarios en un mismo horario, así que los detalles de coordinación cuentan tanto como el espectáculo. Empieza cerrando la fecha y el recinto, y después ordena inscripciones, programa, música y distribución de la sala. En los días previos tendrás que confirmar acreditaciones, catering, decoración y pruebas técnicas. Esta checklist te ayuda a avanzar sin dejar para el último momento lo que afecta a bailarines y público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del festival
Registrar los grupos participantes
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
Recopilar información de los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar a los voluntarios
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Probar los archivos de música
2 personas
Escribir los textos de presentación
Maquetar el programa
Imprimir folletos del programa
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Hacer la distribución de artistas
2 personas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
3 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Comprobar la decoración
Volver a probar la técnica
2 personas
Etiquetar los percheros
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Limpiar la sala y el foyer
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las barras de ballet
3 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Montar la técnica
3 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar las listas de registro
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Registrar artistas
2 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las actuaciones
Iniciar la música en cada actuación
2 personas
Colocar a los artistas
2 personas
Acompañar a los vestuarios
2 personas
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Preparar el discurso de clausura
Despedir al público
3 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar barras de ballet
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Clasificar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 10
Mesas altas tipo cóctelcant. 6
Percheroscant. 6
Barreras de balletcant. 4
Espejoscant. 4
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 120
Cucharones de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Bandejas de servircant. 16
Bandejas para servircant. 12
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4

Decoración

Pósters de balletcant. 12
Fondos de telacant. 3
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 10
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4
Señales de orientacióncant. 10

Equipo

Portátilcant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables de audiocant. 6
Memorias USBcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24
Etiquetascant. 200
Rotuladorescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradorascant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 30
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la inscripción antes de preparar el programa: necesitas saber cuántos grupos participan, qué información aportar de cada artista y qué preferencias dietéticas debes atender.
Reserva tiempo específico para probar los archivos de música. Haz una primera comprobación al preparar el programa y repite la prueba antes del festival, con el equipo técnico que se utilizará en la sala.
Prepara la distribución de artistas con antelación e indica dónde se cambian, esperan y entran. Etiqueta los percheros antes de abrir las puertas para evitar búsquedas y desplazamientos durante las actuaciones.
Calcula el catering a partir del número confirmado de participantes, voluntarios y equipo. Compra con margen y deja preparado lo no perecedero; las neveras portátiles deben estar llenas antes de que llegue el primer grupo.
No dejes la orientación para el día del festival: coloca el cartel de bienvenida, las señales, los atriles para programas y la distribución de sillas, mesas y barreras de ballet durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un festival de ballet?: Ciérralas entre 3 y 4 semanas antes del festival. Así tendrás tiempo para elaborar el programa, recoger preferencias dietéticas, organizar a los voluntarios y confirmar la distribución de artistas.
¿Cuándo se deben probar los archivos de música?: Haz una primera prueba al menos 10 días antes y vuelve a probarlos durante el montaje o el día anterior. Comprueba cada archivo completo, su orden y el volumen con el equipo que se usará en la función.
¿Cuánto catering calcular para un festival de ballet?: Calcula las cantidades según el número confirmado de bailarines, artistas, voluntarios y personal, y añade un margen del 10 %. Deja preparados los productos no perecederos el día anterior y llena las neveras portátiles antes de la llegada.
¿Cuándo preparar el programa y las acreditaciones?: Ten los textos de presentación y la maqueta listos entre 2 y 3 semanas antes. Imprime los folletos y prepara las acreditaciones al menos 3 días antes, cuando la lista de participantes ya esté revisada.

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