LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerd balletfestival

Een balletfestival vraagt om meer dan een programma en een podium. Je stemt deelnemende groepen, muziekbestanden, artiestenindeling en zaalgebruik op elkaar af. Begin met de datum, locatie en deelnemers, en werk daarna toe naar aanmeldingen, programmaboekje en techniek. In de laatste week controleer je vooral wat vaak te laat gebeurt: muziek testen, kledingrekken labelen, catering tellen en koelboxen vullen. Deze checklist bevat 73 taken en 65 spullen om niets op de festivaldag te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Festivaldatum bevestigen

  • Deelnemende groepen vastleggen

    2 personen

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Locatie en zaalindeling reserveren

  • Artiesteninformatie verzamelen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers inroosteren

    2 personen

  • Muziekbestanden verzamelen

    2 personen

  • Muziekbestanden testen

    2 personen

  • Presentatieteksten schrijven

  • Programmaboekje opmaken

  • Programmaboekjes afdrukken

    2 personen

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Artiestenindeling maken

    2 personen

  • Cateringhoeveelheden bepalen

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Houdbare catering klaarzetten

    2 personen

  • Versiering controleren

  • Techniek nogmaals testen

    2 personen

  • Kledingrekken labelen

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Zaal en foyer schoonmaken

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Balletbarres plaatsen

    3 personen

  • Kleedkamers inrichten

    3 personen

  • Techniek opstellen

    3 personen

  • Muziek afspelen testen

    2 personen

  • Lichtstanden testen

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Registratielijsten klaarleggen

  • Cateringbuffet opbouwen

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

Event

  • Artiesten ontvangen

    3 personen

  • Artiesten registreren

    2 personen

  • Publiek ontvangen

    4 personen

  • Programmaboekjes uitdelen

    2 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Openingswoord verzorgen

  • Optredens aankondigen

  • Muziek per optreden starten

    2 personen

  • Artiesten opstellen

    2 personen

  • Kleedkamers begeleiden

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Buffet schoonhouden

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Publieksvragen beantwoorden

    2 personen

  • Slotwoord verzorgen

  • Publiek uitgeleiden

    3 personen

  • Artiesten uitzwaaien

    2 personen

  • Garderobe afronden

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Buffet afbreken

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Balletbarres afbreken

    3 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    4 personen

  • Kleedkamers schoonmaken

    3 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Geleende materialen verzamelen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 120
  • Klaptafelsaantal 10
  • Hoge statafelsaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 6
  • Balletbarresaantal 4
  • Spiegelsaantal 4
  • Garderoberekkenaantal 4
  • Afzetpalenaantal 12
  • Tafelkledenaantal 10

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Bordenaantal 150
  • Dessertbordjesaantal 120
  • Vorkenaantal 150
  • Messenaantal 150
  • Lepelsaantal 120
  • Serveerlepelsaantal 12
  • Koffiekannenaantal 4
  • Theepottenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveerplateausaantal 12
  • Suikerkommenaantal 4
  • Melkkannetjesaantal 4

Decoratie

  • Balletpostersaantal 12
  • Stoffen achtergrondenaantal 3
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Tafeldecoratieaantal 10
  • Welkomstbord
  • Programmastandaardsaantal 4
  • Wegwijzerbordenaantal 10

Apparatuur

  • Laptopaantal 2
  • Draagbare speakersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Microfoonstatievenaantal 2
  • Audiokabelsaantal 6
  • USB-sticksaantal 4
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Gaffer tapeaantal 6
  • Kabelmattenaantal 10

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Sfeerverlichtingaantal 10
  • Reservebatterijenaantal 24

Keuken

  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Koelboxenaantal 6
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Scharenaantal 6
  • Maatbekersaantal 3
  • Serveertangenaantal 8
  • Koelelementenaantal 24
  • Etikettenaantal 200
  • Stiftenaantal 20

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Stofzuigersaantal 2
  • Dweilenaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 30
  • Toiletborstelsaantal 4
  • Handzeepdispensersaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de deelnemende groepen vast voordat je het programma maakt. Vraag per groep op tijd de artiesteninformatie en muziekbestanden op, zodat je geen presentatieteksten of tijdschema’s hoeft te wijzigen.
  • Open het aanmeldformulier minimaal 4 weken voor het festival en verzamel dieetwensen direct mee. Gebruik die gegevens later om de cateringhoeveelheden en boodschappenlijst te controleren.
  • Test alle muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op de apparatuur die tijdens het festival wordt gebruikt. Controleer ook de volgorde van de tracks en bewaar een reservekopie op een tweede apparaat.
  • Maak de artiestenindeling uiterlijk 3 dagen vooraf en label de kledingrekken per groep of optreden. Zo voorkom je dat kostuums tussen kleedruimtes, garderoberekken en zaal verdwijnen.
  • Vul de koelboxen pas op de festivaldag, maar zet houdbare catering, servies en tafeldecoratie de avond ervoor klaar. Tel stoelen, balletbarres, spiegels en afzetpalen nog één keer na aan de hand van de zaalindeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een balletfestival organiseren?
Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de festivaldatum, locatie en deelnemende groepen. Plan de aanmeldingen en het programma daarna uiterlijk 4 weken voor de uitvoeringsdatum.
Wanneer moeten de muziekbestanden voor een balletfestival binnen zijn?
Vraag de muziekbestanden minimaal 3 weken vooraf op en test alle bestanden uiterlijk 7 dagen voor het festival. Houd een tweede kopie bij de hand voor het geval een bestand niet afspeelt.
Hoeveel tijd kost de zaalindeling voor een balletfestival?
Reserveer minstens 2 uur voor de zaalindeling en controleer die nogmaals 1 dag vooraf. Neem daarin stoelen, klaptafels, balletbarres, spiegels, kledingrekken en looproutes mee.
Wanneer moet ik programmaboekjes en naambadges voorbereiden?
Maak het programmaboekje ongeveer 7 dagen vooraf, nadat programma en artiestenindeling definitief zijn. Druk de boekjes en bereid de naambadges uiterlijk 2 dagen voor het festival voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!