Ballettfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Raumaufteilung spätestens vier Wochen vor dem Festival fest. Plane neben Sitzplätzen auch Flächen für Ballettstangen, Spiegel, Kleiderständer und getrennte Wege für Auftretende und Publikum ein.
• Fordere Musikdateien und Künstlerinformationen mit einer festen Frist an, idealerweise drei Wochen vor dem Termin. Teste jede Datei anschließend auf dem tatsächlich verwendeten Abspielgerät und halte eine Sicherungskopie bereit.
• Schließe die Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens zehn Tage vorher ab. Daraus leitest du Cateringmengen, Namensschilder, Künstleraufteilung und die benötigte Zahl an Programmheften ab.
• Beschrifte Kleiderständer, Garderoben und Wegweiser am Vortag. Ein sichtbares Willkommensschild und Programmständer sparen am Einlass viele Rückfragen, besonders wenn mehrere Gruppen nacheinander auftreten.
• Führe den Techniktest zweimal durch: einmal einige Tage vorher und ein zweites Mal am Veranstaltungstag. Fülle Kühlboxen erst kurz vor Beginn und stelle lagerfähiges Catering sowie Geschirr getrennt vom Bühnenbereich bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Ballettfestival organisieren?

Beginne etwa drei bis sechs Monate vorher mit Datum, teilnehmenden Gruppen und Location. Programm, Anmeldeformular und Raumaufteilung sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Festival stehen.

Wann müssen die Musikdateien für ein Ballettfestival vorliegen?

Fordere alle Musikdateien mindestens drei Wochen vor dem Auftritt an. Teste sie spätestens sieben Tage vorher und bewahre zusätzlich eine Kopie auf einem zweiten Speichermedium auf.

Wie viele Programmhefte braucht man für ein Ballettfestival?

Plane ein Programmheft pro Haushalt oder Besuchergruppe und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 100 erwarteten Gästen sind beispielsweise 110 bis 115 Exemplare sinnvoll.

Wann sollte das Catering für ein Ballettfestival eingekauft werden?

Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke zwei bis drei Tage vorher ein. Kühlpflichtige Produkte und gefüllte Kühlboxen bereitest du am Veranstaltungstag so spät wie möglich vor, idealerweise ein bis zwei Stunden vor Beginn.

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