Checklist pour organiser une exposition

Une exposition réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les horaires et les artistes, puis la communication et la logistique. Prévoyez aussi le parcours de visite, l’éclairage, les branchements et l’accueil du public. Les derniers jours servent surtout à contrôler les œuvres, installer les panneaux et tester la technique. Cette checklist rassemble les 55 tâches et 43 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de l’exposition
Réserver le lieu
Fixer les horaires d’ouverture
Établir le plan de l’exposition
2 personnes
Confirmer les artistes participants
Rassembler les fiches de poste
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Contrôler les œuvres
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les panneaux de parcours
Faire les courses
2 personnes
Fournir les œuvres d’art
3 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
3 personnes
Installer les panneaux d’exposition
3 personnes
Accrocher les œuvres
4 personnes
Installer les objets en toute sécurité
3 personnes
Installer les badges nominatifs
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Instruire l’équipe d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Faire le discours d’ouverture
Accompagner les visites guidées
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Ranger la salle pendant l'événement
2 personnes
Surveiller les œuvres d’art
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter les œuvres d’art
4 personnes
Restituer les œuvres d'art
3 personnes
Démonter les cloisons d'exposition
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Murs d’expositionqté 8
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 30
Table d'inscription
Tables de bièreqté 3
Nappesqté 9
Porte-manteauxqté 2
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Projecteursqté 12
Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 30
Cadres photoqté 12
Bandes adhésivesqté 4
Plantes d’ornementqté 8
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et confirmez la date plusieurs semaines à l’avance, puis fixez les horaires d’ouverture avant de rédiger les invitations. Le plan de l’exposition dépendra de ces informations.
Demandez rapidement à chaque artiste sa fiche de poste, ses besoins techniques et les œuvres fournies. Gardez une liste de contrôle pour vérifier chaque pièce à la livraison.
Testez le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et passe-câbles pour éviter les câbles dans les zones de passage.
Prévoyez l’installation en deux temps : mobilier et panneaux d’abord, œuvres et badges nominatifs ensuite. Gardez une marge d’au moins 2 heures avant l’accueil pour corriger l’éclairage ou déplacer une table.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Pour le service, comptez les verres, tasses, assiettes et couverts séparément afin d’éviter une rupture dès la première heure.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une exposition ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Réservez d’abord le lieu, confirmez les artistes et fixez les horaires, puis lancez les invitations et la promotion.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une exposition ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour installer le mobilier, les panneaux, les œuvres et l’éclairage. Ajoutez 2 heures avant l’ouverture pour le contrôle final et le test technique.
Quand envoyer les invitations pour une exposition ?: Envoyez une première invitation 3 à 4 semaines avant l’événement, puis un rappel 5 à 7 jours avant. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Que faut-il tester avant l’ouverture d’une exposition ?: Testez au moins 24 heures avant l’ouverture le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et chaque source d’alimentation. Contrôlez aussi la stabilité des œuvres, la lisibilité du parcours et la circulation du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.