Checklist para organizar una exposición sin olvidar nada
Una exposición necesita más que obras y una sala reservada. Primero se cierran la fecha, los horarios, los artistas y la distribución; después se preparan la comunicación, la técnica y la recepción. Durante el montaje, las paredes, la iluminación, los carteles y los cables deben quedar listos antes de recibir al público. Esta checklist reúne 55 tareas y 43 materiales para trabajar en el orden adecuado y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la fecha de la exposición
Reservar el lugar
Fijar los horarios de apertura
Crear la distribución de la exposición
2 personas
Confirmar los artistas participantes
Recopilar las descripciones de trabajo
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Revisar las obras de arte
2 personas
Preparar los carteles con nombres
Imprimir señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Entregar las obras de arte
3 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Montar el mobiliario
3 personas
Colocar las paredes de exposición
3 personas
Colgar obras de arte
4 personas
Colocar objetos de forma segura
3 personas
Colocar los carteles con nombres
2 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir al equipo de apertura
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
Guiar visitas
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Ordenar la sala a intervalos
2 personas
Vigilar las obras de arte
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar las obras de arte
4 personas
Devolver las obras de arte
3 personas
Desmontar los paneles de exposición
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Paredes de exposicióncant. 8
- Mesas altascant. 6
- Sillascant. 30
- Mesa de registro
- Mesas de cervezacant. 3
- Mantelescant. 9
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Focoscant. 12
- Luces decorativascant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 60
- Cucharascant. 60
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas para servircant. 6
- Pinzascant. 6
Decoración
- Portanombrescant. 30
- Marcos de fotoscant. 12
- Tiras adhesivascant. 4
- Plantas ornamentalescant. 8
- Decoración de mesacant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la distribución antes de imprimir carteles o señales: deja definidos los recorridos, la ubicación de cada obra y el espacio para la mesa de registro. Así evitarás rehacer la señalización durante el montaje.
- Pide las descripciones de las obras y las preferencias dietéticas al confirmar la participación. Reserva al menos varios días para revisar los textos, preparar los carteles con nombres y ajustar el pedido de catering.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, focos y luces decorativas deben probarse juntos. Comprueba también que haya cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables.
- Programa la entrega de las obras antes del día de apertura, no durante la llegada del público. Al recibirlas, revisa su estado y confirma que cada pieza corresponde con la distribución prevista.
- Deja tiempo específico para limpiar, montar el mobiliario, colocar las paredes de exposición y colgar las obras. Las mesas altas, sillas, percheros y postes separadores suelen bloquear el montaje si se colocan demasiado pronto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar una exposición?
- Empieza al menos entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, confirmar a los artistas, enviar invitaciones, publicar la promoción y corregir cambios en la distribución sin trabajar con prisas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de una exposición?
- Confírmalos entre 4 y 6 semanas antes de la apertura. Pide en ese momento las descripciones de las obras y cualquier requisito técnico o de entrega para poder preparar los carteles y el recorrido.
- ¿Cuándo se hace el montaje de una exposición?
- Reserva como mínimo medio día para el montaje y una revisión final de 1 a 2 horas. Primero coloca paredes y mobiliario, después cuelga las obras, instala la técnica y termina con carteles, señales, limpieza y comprobaciones de seguridad.
- ¿Cuánto catering necesito para una inauguración?
- Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y añade un margen del 10 al 15 %. Confirma las preferencias dietéticas varios días antes y prepara con antelación vasos, tazas, platos, cubiertos, termos, cafeteras y bandejas de servicio.
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