Ausstellung organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Aufbau spätestens 2 bis 4 Wochen vor der Ausstellung fest. Plane dabei Ausstellungswände, Stehtische, Stühle, den Registrierungstisch und ausreichend freie Wege gemeinsam ein.
• Fordere Arbeitsbeschreibungen und Angaben zu den teilnehmenden Künstlern frühzeitig an, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben Zeit für Einladungen, Namensschilder und Beschriftungen.
• Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Scheinwerfer mindestens 1 Woche vorher in der Location. Prüfe auch Verlängerungskabel und sichere Kabelmatten, statt die Technik erst beim Aufbau anzuschließen.
• Bestelle Catering erst nach der Anmeldefrist und der Erfassung von Ernährungswünschen. Für den Empfang brauchst du neben Speisen auch Gläser, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen.
• Plane die Anlieferung der Kunstwerke mit festen Zeitfenstern am Aufbautag. Kunstwerke sollten erst aufgehängt oder sicher aufgestellt werden, wenn Wände, Beleuchtung und Wege kontrolliert sind.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Ausstellung organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location und teilnehmenden Künstlern. Einladungen und Werbung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Ausstellung starten.

Was muss am Tag vor einer Ausstellung erledigt sein?

Am Vortag sollten Kunstwerke, Beschriftungen, Namensschilder, Wegweiser und Technik geprüft sein. Plane den eigentlichen Aufbau mit Wänden, Beleuchtung und Möbeln möglichst nicht erst wenige Stunden vor der Eröffnung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Ausstellung?

Für eine kleine bis mittlere Ausstellung solltest du mindestens 4 bis 6 Stunden für Möbel, Wände, Beleuchtung, Kunstwerke und Beschilderung einplanen. Bei Projektor, Mikrofon oder mehreren Ausstellungsräumen ist ein zusätzlicher Technikpuffer von 1 bis 2 Stunden sinnvoll.

Wie viele Getränke brauche ich für eine Ausstellungseröffnung?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, zusätzlich zu Wasser. Bestelle Catering und Getränke erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, damit die Menge nicht zu knapp ausfällt.

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