Expositie organiseren: checklist van voorbereiding tot opening
Een expositie organiseren vraagt meer dan kunstwerken ophangen. Je moet eerst de datum, locatie en openingstijden vastleggen, daarna kunstenaars en werkbeschrijvingen verzamelen en bezoekers uitnodigen. In de laatste week draait alles om de indeling, techniek, catering en de veilige presentatie van de werken. Deze checklist bevat 55 taken en 43 spullen, zodat je niets vergeet tussen de eerste reservering en het opruimen na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Expositiedatum bevestigen
Locatie reserveren
Openingstijden vastleggen
Tentoonstellingsindeling maken
2 personen
Deelnemende kunstenaars bevestigen
Werkbeschrijvingen verzamelen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Kunstwerken controleren
2 personen
Naambordjes voorbereiden
Routebordjes printen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken aanleveren
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Meubilair klaarzetten
3 personen
Expositiewanden plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
4 personen
Objecten veilig opstellen
3 personen
Naambordjes plaatsen
2 personen
Verlichting afstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Openingsteam instrueren
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Rondleidingen begeleiden
2 personen
Catering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Zaal tussentijds opruimen
2 personen
Kunstwerken bewaken
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
Kunstwerken afbreken
4 personen
Kunstwerken teruggeven
3 personen
Expositiewanden afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Facturen en bonnen verzamelen
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Expositiewandenaantal 8
- Statafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Registratietafel
- Biertafelsaantal 3
- Tafelkledenaantal 9
- Kapstokkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
Verlichting
- Spotsaantal 12
- Sfeerlampenaantal 6
Servies
- Glazenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 60
- Lepelsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerplateausaantal 6
- Tangenaantal 6
Decoratie
- Naambordhoudersaantal 30
- Fotolijstenaantal 12
- Kleefstripsaantal 4
- Sierplantenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stofzuiger
- Dweilset
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de tentoonstellingsindeling vóór je expositiewanden plaatst. Houd rekening met looproutes, afzetpalen en voldoende ruimte rond objecten, zodat bezoekers niet tegen werken of kabels lopen.
- Plan een aparte technische test uiterlijk één dag voor de opening. Controleer laptop, projector, projectiescherm, speakers, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten samen op de plek waar ze worden gebruikt.
- Verzamel werkbeschrijvingen en dieetwensen niet pas tijdens de opbouw. Zet hiervoor een sluitingsdatum van minimaal 10 dagen vóór de opening, zodat naambordjes, catering en communicatie nog aangepast kunnen worden.
- Bestel catering op basis van het verwachte aantal aanmeldingen en controleer of je genoeg glazen, koffiekopjes, borden en bestek hebt. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een vaste plek vóór bezoekers binnenkomen.
- Plan de opbouw in twee momenten: eerst locatie schoonmaken en meubilair klaarzetten, daarna kunstwerken aanleveren, ophangen en veilig opstellen. Controleer na afloop van de opbouw elk werk, elk naambordje en alle routebordjes met de tentoonstellingsindeling in de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een expositie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de opening. In die periode kun je de datum en locatie vastleggen, kunstenaars bevestigen, uitnodigingen versturen en de indeling voorbereiden.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een expositie versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vóór de opening. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 tot 10 dagen vooraf, zodat catering en registratie kloppen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een expositie op te bouwen?
- Reken voor een kleine expositie op minimaal 4 tot 6 uur opbouw, exclusief het testen van techniek. Plan kunstwerken ophangen, objecten veilig opstellen, verlichting richten en naambordjes plaatsen als afzonderlijke controles.
- Wat moet ik de dag voor een expositie controleren?
- Controleer de openingstijden, routebordjes, kunstwerken, naambordjes, verlichting, techniek en catering uiterlijk de dag ervoor. Leg ook laptop, projector, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat je op de openingsdag niet meer hoeft te zoeken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!