Organiser une exposition de maquettes, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions. Vous pourrez ensuite dimensionner les tables, les vitrines, les socles et les protections selon le nombre d’exposants. Les points souvent oubliés sont le plan précis des stands, les besoins alimentaires, les assurances et les informations pratiques envoyées à temps. Prévoyez aussi l’organisation du concours : catégories, jurés, prix et certificats doivent être prêts avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
6
Distribuer les affiches
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
10
Répartir les exposants
2 personnes
11
Confirmer les réservations
12
Créer le plan des stands
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Vérifier les informations d'assurance
15
Envoyer les informations aux exposants
16
Définir les catégories de compétition
2 personnes
17
Confirmer les jurés
18
Préparer les catégories de prix
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les numéros de stand
21
Imprimer les panneaux d’itinéraire
22
Imprimer les flyers du programme
2 personnes
23
Trier les bracelets
24
Préparer les prix et certificats
2 personnes
25
Vérifier le matériel d’exposition
3 personnes
26
Tester l’éclairage
2 personnes
27
Tester le matériel sonore
2 personnes
28
Vérifier la liste des courses
2 personnes
29
Faire les courses
3 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
32
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
35
Installer les tables et les chaises
6 personnes
36
Apposer les numéros de stand
3 personnes
37
Aménager le comptoir des exposants
2 personnes
38
Installer la table du concours
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Installer l'éclairage
3 personnes
41
Raccorder la sonorisation
2 personnes
42
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
43
Installer les poubelles
2 personnes
44
Installer la table d'information
2 personnes
45
Accueillir les exposants
4 personnes
46
Installer les mannequins en toute sécurité
6 personnes
47
Publier les descriptions des modèles
3 personnes
48
Enregistrer les modèles de concours
2 personnes
49
Briefer les bénévoles
2 personnes
50
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

51
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
52
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
53
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
54
Distribuer le programme
2 personnes
55
Guider les visiteurs
3 personnes
56
Aider les exposants
2 personnes
57
Encadrer les démonstrations
2 personnes
58
Tenir le stand photo
59
Servir le café et le thé
2 personnes
60
Servir des amuse-bouches
2 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Maintenir le buffet propre
63
Vérifier les toilettes
64
Vider les poubelles
2 personnes
65
Assurer le briefing du jury
2 personnes
66
Évaluer le match
4 personnes
67
Annonce des gagnants
2 personnes
68
Remettre les prix
3 personnes
69
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
70
Fermer l’entrée du public
2 personnes

Suivi

71
Emballer les modèles en toute sécurité
6 personnes
72
Faire le départ des exposants
3 personnes
73
Ranger le service traiteur
3 personnes
74
Faire la vaisselle
2 personnes
75
Rassembler les déchets
3 personnes
76
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
77
Retirer la décoration
3 personnes
78
Débrancher l’équipement
2 personnes
79
Nettoyer le lieu
5 personnes
80
Rassembler les objets trouvés
81
Fermer le lieu
2 personnes
82
Rapporter le matériel
3 personnes
83
Rendre les articles empruntés
2 personnes
84
Partager les photos avec les participants
85
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 45
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 24
Tables hautesqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiement
Tiroir-caisse
Enceintesqté 2
Microphone
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 4
Destructeur de documents

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Lampes de tableqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Passe-câblesqté 10

Exposition

Vitrinesqté 6
Socles pour maquettesqté 30
Barrières de séparationqté 12
Plaques acryliquesqté 20
Capots de protection pour modèlesqté 20
Disques tournantsqté 8
Panneaux de dioramaqté 20
Porte-numérosqté 40
Panneaux d’informationqté 40
Barrières à cordeqté 8

Inscription

Presse-papiersqté 6
Badges nominatifsqté 80
Braceletsqté 250
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 10
Caisse
Tamponqté 2
Lanyardsqté 30

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de directionqté 20
Bannières enroulablesqté 3
Colle repositionnableqté 6
Ruban de masquageqté 10
Ruban adhésif double faceqté 6
Attaches-câblesqté 200

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Mugs isothermesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chariot de nettoyage
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4

Sécurité

Passages de câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 12
Ciseaux de sécuritéqté 4

Transport

Chariots de transportqté 4
Couvertures de déménagementqté 20
Bacs en plastiqueqté 30
Sangles d'arrimageqté 12
Film à bullesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions dès que la date et les conditions de participation sont arrêtées. Demandez les dimensions des maquettes, les besoins électriques et les éventuelles contraintes alimentaires afin de finaliser le plan des stands sans relances de dernière minute.
Traitez les inscriptions en continu et vérifiez la liste des participants au moins une semaine avant l’exposition. Confirmez ensuite les réservations, attribuez chaque emplacement et envoyez aux exposants leur numéro de stand, leur horaire d’arrivée et les consignes d’installation.
Dessinez le plan des stands avant de commander ou de déplacer le mobilier. Prévoyez les tables, tables pliantes, vitrines, socles et barrières de séparation, puis gardez des passe-câbles et des rallonges pour éviter les câbles dans les passages.
Préparez la signalétique plusieurs jours à l’avance : badges nominatifs, numéros de stand, panneaux d’itinéraire et flyers du programme. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer les documents perdus ou modifier une information urgente.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que de compter sur une seule équipe toute la journée. Désignez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les exposants, une pour le concours et une pour la caisse ou le terminal de paiement, puis testez le matériel avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une exposition de maquettes ?: Ouvrez-les dès que la date, le programme et les conditions de participation sont définitifs, idéalement 6 à 8 semaines avant l’exposition. Fixez une date limite au moins 10 jours avant l’événement pour avoir le temps de répartir les stands et d’envoyer les consignes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les maquettes ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture au public pour installer les tables, vitrines, socles, protections et panneaux. Ajoutez du temps si les exposants apportent des dioramas volumineux ou nécessitent des branchements électriques.
Que faut-il envoyer aux exposants avant l’exposition ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant : adresse, horaires d’arrivée, numéro de stand, plan, accès, consignes de sécurité et modalités d’assurance. Rappelez aussi les dimensions disponibles et le matériel que chacun doit apporter.
Comment organiser le concours pendant une exposition de maquettes ?: Définissez les catégories et confirmez les jurés au moins 2 semaines avant l’événement. Préparez ensuite les numéros, les critères d’évaluation, les prix et les certificats afin de pouvoir annoncer les résultats sans interrompre l’accueil.

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