Checklist pour organiser une exposition d’art
Une exposition d’art se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et les artistes, organiser les œuvres, puis régler l’accueil du public. Cette checklist vous aide à répartir les tâches jusqu’au rangement final, sans oublier les assurances, les horaires ou la signalétique. Prévoyez plusieurs semaines pour réunir les informations des artistes et finaliser le plan d’accrochage. Les derniers jours servent surtout à réceptionner, vérifier et installer les œuvres.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date de l’exposition
Réserver le lieu
Fixer les horaires d’ouverture
Confirmer les artistes
Inventorier les œuvres
2 personnes
Organiser le transport
2 personnes
Vérifier les informations d'assurance
Créer le plan de l'exposition
2 personnes
Rassembler les biographies des artistes
Rassembler les fiches de poste
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Commander des boissons et des en-cas
Publier la promotion
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les étiquettes de travail
Préparer la signalétique
Récupérer les œuvres d’art
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Déballer les œuvres d'art
3 personnes
Conditionner les œuvres d’art
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les cloisons et panneaux
3 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Positionner les sculptures
2 personnes
Fixer les étiquettes de travail
2 personnes
Orienter l'éclairage
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Instruire l’équipe d’ouverture
3 personnes
Événement
Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accueil des artistes
Faire le discours d’ouverture
Animer la visite guidée
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Fournir les informations de vente
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Mettre les œuvres en sécurité
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Démonter le matériel d'exposition
3 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Rapporter les œuvres d'art
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 30
- Tables hautesqté 4
- Panneaux d’expositionqté 8
- Soclesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 2
- Système de sonorisation
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Terminal de paiement
- Batteries externesqté 4
- Mètre rubanqté 2
- Niveaux à bulleqté 2
- Perceuses-visseuses sans filqté 2
- Jeux de tournevisqté 2
- Marteauxqté 2
- Échellesqté 2
- Gantsqté 8
- Sangles d'arrimageqté 8
- Couvertures de transportqté 12
- Diablesqté 2
Éclairage
- Spots d’éclairageqté 10
- Lampadairesqté 4
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
- Poubellesqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Plantesqté 10
- Cadres photoqté 4
- Supports de badges nominatifsqté 20
- Presse-papiersqté 4
- Pots décoratifsqté 6
- Badges nominatifsqté 20
- Flyers du programmeqté 100
- Panneaux de signalisationqté 8
- Livre d’or
- Stylosqté 12
- Passe-câblesqté 8
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Brosses de toilettesqté 2
- Balais à mainqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date, le lieu et les horaires d’ouverture avant de concevoir les invitations. Ces informations doivent rester identiques sur les supports imprimés et en ligne.
- Demandez les biographies, les fiches de poste et les informations d’assurance au moins trois semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de corriger les oublis avant l’impression des étiquettes et de la signalétique.
- Établissez l’inventaire des œuvres avant de planifier le transport. Notez pour chaque pièce son emplacement prévu, son état à la réception et son mode de conditionnement pour faciliter le contrôle au retour.
- Testez l’éclairage, la sonorisation et les rallonges dans le lieu au moins un jour avant l’ouverture. Les spots, multiprises et microphones sont souvent disponibles, mais pas nécessairement adaptés à la disposition finale.
- Prévoyez les boissons et les en-cas selon le nombre d’inscrits, puis vérifiez les besoins alimentaires quelques jours avant. Installez la restauration sans gêner la circulation entre les tables, les socles et les panneaux d’exposition.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une exposition d’art ?
- Prévoyez idéalement quatre à huit semaines. Les confirmations du lieu, des artistes et des assurances doivent être faites au début, tandis que le transport, l’installation et le nettoyage se concentrent dans les derniers jours.
- Quand envoyer les invitations pour une exposition d’art ?
- Envoyez-les environ trois semaines avant l’ouverture, puis faites un rappel cinq à sept jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
- Quand transporter les œuvres vers le lieu d’exposition ?
- Organisez la livraison un à deux jours avant l’ouverture, si le lieu le permet. Déballez les œuvres, vérifiez leur état et installez-les avant l’arrivée du public, sans attendre le jour même.
- Combien de boissons prévoir pour un vernissage ?
- Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et le type d’accueil. Ajoutez des verres, des tasses, des assiettes et des serviettes en réserve pour éviter une rupture pendant le service.
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