Kunstexpositie organiseren: checklist en planning
Een kunstexpositie organiseren vraagt om meer dan werken ophangen. Je legt eerst datum, locatie en openingstijden vast, bevestigt kunstenaars en inventariseert elk werk. Daarna regel je transport, verzekering, plattegrond, labels en publiekscommunicatie. In de laatste dagen draait alles om ontvangst, conditioneren en veilig inrichten van de ruimte. Deze checklist helpt je de volgorde aan te houden, zodat je niet op de openingsdag nog achter biografieën, bewegwijzering of verlengkabels aan hoeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Expositiedatum bevestigen
Locatie reserveren
Openingstijden vastleggen
Kunstenaars bevestigen
Kunstwerken inventariseren
2 personen
Transportafspraken maken
2 personen
Verzekeringsgegevens controleren
Expositieplattegrond maken
2 personen
Kunstenaarsbiografieën verzamelen
Werkbeschrijvingen verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Dranken en hapjes bestellen
Promotie publiceren
Naambadges voorbereiden
Werklabels afdrukken
Bewegwijzering voorbereiden
Kunstwerken ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstwerken uitpakken
3 personen
Kunstwerken conditioneren
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Wanden en panelen plaatsen
3 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Sculpturen positioneren
2 personen
Werklabels bevestigen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Openingsteam instrueren
3 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Kunstenaars ontvangen
Openingswoord verzorgen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Verkoopinformatie verstrekken
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kunstwerken veiligstellen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair afbouwen
3 personen
Tentoonstellingsmateriaal afbouwen
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Kunstwerken terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Statafelsaantal 4
- Tentoonstellingspanelenaantal 8
- Sokkelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 2
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Betaalterminal
- Powerbanksaantal 4
- Rolmaataantal 2
- Waterpassenaantal 2
- Accuboormachinesaantal 2
- Schroevendraaiersetsaantal 2
- Hamersaantal 2
- Laddersaantal 2
- Handschoenenaantal 8
- Spanbandenaantal 8
- Transportdekensaantal 12
- Steekwagensaantal 2
Verlichting
- Kunstspotsaantal 10
- Staande lampenaantal 4
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Plantenaantal 10
- Fotolijstenaantal 4
- Naambadgehoudersaantal 20
- Klembordenaantal 4
- Sierpottenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 20
- Programmaflyersaantal 100
- Bewegwijzeringsbordenaantal 8
- Gastenboek
- Pennenaantal 12
- Kabelmattenaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 2
- Handvegersaantal 2
- Stofblikkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de expositieplattegrond voordat je panelen, sokkels en verlichting plaatst. Noteer per werk de plek, het benodigde licht en de beschikbare loopruimte, zodat je tijdens de opbouw niet opnieuw hoeft te schuiven.
- Verzamel kunstenaarsbiografieën en werkbeschrijvingen uiterlijk 2 weken voor de opening. Gebruik dezelfde lengte en opmaak voor alle labels; druk ze pas af nadat namen, titels en teksten zijn gecontroleerd.
- Plan transport niet alleen voor het ophalen, maar ook voor terugbrengen en tijdelijke opslag. Reserveer per transportmoment een tijdvak en controleer vooraf of elk werk verzekerd is tijdens vervoer en verblijf op locatie.
- Regel catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en verzamel dieetwensen vóór je de bestelling definitief maakt. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, glazen en serveerschalen op een aparte plek, zodat de publieksroute rond de kunstwerken vrij blijft.
- Test geluidsinstallatie, microfoons, laptops, tablets en kunstspots minstens 1 dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig langs de rand van de ruimte en controleer of bewegwijzering vanaf de ingang zichtbaar is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstexpositie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en kunstenaars. Plan de definitieve plattegrond, transportafspraken en uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de opening.
- Wat moet ik regelen voor de opening van een kunstexpositie?
- Regel openingstijden, uitnodigingen, aanmeldingen, catering, dieetwensen, naambadges en een korte route door de expositie. Controleer uiterlijk 1 dag vooraf de labels, verlichting, microfoons en bewegwijzering.
- Hoeveel drankjes en hapjes heb ik nodig bij een kunstexpositie?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en ongeveer 4 tot 6 kleine hapjes per persoon. Bestel extra als bezoekers langer blijven of als de opening rond een maaltijd valt.
- Wanneer haal ik de kunstwerken op voor een expositie?
- Plan het ophalen meestal 1 tot 3 dagen vóór de opening, zodat je tijd hebt om werken uit te pakken, te conditioneren en te plaatsen. Houd per kunstenaar een inventaris en transportafspraak bij.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.