Checkliste für die Organisation einer Kunstausstellung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Datum, Öffnungszeiten und Location zuerst. Ohne diese drei Angaben kannst du weder Künstler verbindlich einplanen noch Einladungen gestalten oder Catering bestellen.
• Erstelle den Ausstellungsplan, bevor du Panels, Podeste und Beleuchtung aufstellst. Miss die verfügbaren Wände und Wege und reserviere außerdem Platz für Namensschilder und Arbeitslabels.
• Plane den Kunsttransport mit Puffer: Abholung, Anlieferung und Auspacken sollten nicht am gleichen Tag wie die Eröffnung beginnen. Lass empfindliche Werke nach dem Auspacken akklimatisieren, bevor du sie aufhängst.
• Sammle Künstlerbiografien und Arbeitsbeschreibungen frühzeitig und lege eine einheitliche Textlänge fest. Fehlende Angaben fallen sonst oft erst beim Drucken der Labels oder Beschilderung auf.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Ausstellung. Bestelle Getränke und Snacks danach und prüfe zusätzlich Gläser, Tassen, Teller, Besteck sowie Kühlmöglichkeiten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Kunstausstellung organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Künstlern. Einladungen und Werbung sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Eröffnung verschickt beziehungsweise veröffentlicht werden.

Was muss ich für eine Kunstausstellung versichern?

Prüfe die Versicherungsdaten, bevor die Werke transportiert werden, und kläre den Schutz während Transport, Aufbau und Ausstellung. Plane dafür mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin ein, damit fehlende Angaben noch ergänzt werden können.

Wann sollte ich die Kunstwerke abholen und auspacken?

Hole die Werke möglichst 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau ab. Nach dem Auspacken sollten sie mehrere Stunden bis über Nacht akklimatisieren, bevor du sie platzierst oder aufhängst.

Wie viel Catering brauche ich für eine Kunstausstellung?

Für den Empfang kannst du pro Person ungefähr 2 bis 3 Getränke im ersten Stunde einplanen und zusätzlich kleine Snacks bereitstellen. Bestelle erst nach Ablauf der Anmeldefrist und rechne bei offenen Einladungen mit einer Reserve von etwa 10 Prozent.

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