Checklist Earth Hour : le plan pour tout préparer
Earth Hour demande une organisation précise, surtout quand l’éclairage habituel s’éteint. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : réserver le lieu, construire le programme, mobiliser les participants et préparer un éclairage autonome. Prévoyez aussi l’accueil, les besoins alimentaires, la technique et le rangement. Les lampes, rallonges, piles et panneaux d’orientation doivent être vérifiés avant le jour J, pas au dernier moment.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Établir le programme
2 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
Consigner les activités
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Informer le voisinage
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les intervenants
Réserver les livraisons
Publier le programme
Accrocher les affiches
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer les panneaux de parcours
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer l’éclairage LED
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le stand d'information
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Servir les boissons
3 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
Animer le quiz sur le développement durable
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Expliquer le défi de lumière
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Accompagner Earth Hour
3 personnes
Rallumer l'éclairage
2 personnes
Finaliser la dernière partie du programme
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher le matériel technique
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
Évacuer les déchets
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 60
- Tables hautesqté 2
- Poubellesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 10
Cuisine
- Carafes d’eauqté 6
- Thermosqté 6
Équipement
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Enceintes mobilesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Éclairage
- Lanternes LEDqté 12
- Lumières à batterieqté 80
- Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4
- Lampes frontalesqté 10
- Piles de rechangeqté 24
Décoration
- Bannière Earth Hourqté 2
- Panneaux d'informationqté 8
- Sets de nappesqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Panneaux d’orientationqté 10
Nettoyage
- Balaisqté 3
- Pelles à poussièreqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez au moins 6 semaines avant Earth Hour : réservez le lieu, définissez le programme et ouvrez rapidement les inscriptions. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et d’ajuster les besoins alimentaires.
- Préparez le plan d’éclairage au moins 10 jours avant l’événement. Comptez les zones à éclairer, testez les lanternes LED, lampes à batterie et projecteurs rechargeables, puis prévoyez des piles de rechange et des lampes frontales pour les déplacements.
- Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la soirée. Utilisez les réponses pour répartir les bénévoles, confirmer les intervenants et prévoir les gobelets, tasses, assiettes, couverts et carafes d’eau.
- Faites les courses et récupérez le matériel 2 à 3 jours avant. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, enceintes, microphones, tables, chaises, poubelles et porte-manteaux afin de pouvoir remplacer ce qui manque.
- Le jour J, ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez d’abord les tables et les chaises, puis les panneaux de parcours, les stocks, l’éclairage et la technique ; gardez 30 minutes pour un test complet et les dernières corrections.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée Earth Hour ?
- Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et construisez le programme au début, puis lancez les inscriptions et les invitations dès que les horaires sont fixés.
- Combien de temps avant faut-il tester l’éclairage Earth Hour ?
- Faites un premier test au moins 10 jours avant, puis un second le jour J, environ 2 heures avant l’accueil. Vérifiez chaque zone, les batteries, les piles de rechange, les rallonges et les itinéraires peu éclairés.
- Quand fermer les inscriptions pour Earth Hour ?
- Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de répartir les bénévoles, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le matériel de table et les stocks.
- À quelle heure ouvrir le lieu le jour d’Earth Hour ?
- Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des participants. Prévoyez ensuite 30 minutes pour tester les enceintes et microphones, contrôler l’éclairage et vérifier les panneaux d’orientation.
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