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Earth Hour organisieren: die praktische Checkliste

Bei Earth Hour zählt nicht nur, das Licht auszuschalten: Der Ablauf muss auch bei gedämpfter Beleuchtung sicher und verständlich bleiben. Plane frühzeitig Raum, Programm, Anmeldungen, Helfer und Technik und lege für jeden Abschnitt eine verantwortliche Person fest. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Wegweiser, Ersatzbatterien oder eine funktionierende Notbeleuchtung. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Lichtkonzept ausarbeiten

    2 Personen

  • Abläufe dokumentieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Nachbarschaft informieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Lieferungen reservieren

  • Programm veröffentlichen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Wegweiser drucken

  • Einkaufsliste abschließen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Kleidung und Materialien bereitlegen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • LED-Beleuchtung anbringen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kinderaktivität betreuen

    2 Personen

  • Nachhaltigkeitsquiz moderieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Lichtchallenge erklären

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Earth Hour begleiten

    3 Personen

  • Beleuchtung wieder einschalten

    2 Personen

  • Letzten Programmpunkt abschließen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • StehtischeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeebecherAnz. 50
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 10

Küche

  • WasserkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LaternenAnz. 12
  • BatterielichterAnz. 80
  • Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4
  • StirnlampenAnz. 10
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

  • Earth Hour-BannerAnz. 2
  • InfotafelnAnz. 8
  • TischdeckensetsAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 4
  • WegweiserAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • BlechdosenAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege das Lichtkonzept spätestens zwei Wochen vorher fest. Prüfe dabei, welche Bereiche dunkel bleiben können und wo akkubetriebene Arbeitsleuchten, LED-Laternen oder Stirnlampen für sichere Wege nötig sind.
  • Schließe die Anmeldung mindestens sieben Tage vor Earth Hour. Erfasse dabei Ernährungswünsche und die erwartete Personenzahl, damit Getränke, Geschirr und Sitzplätze nicht erst am Veranstaltungstag geschätzt werden müssen.
  • Bestätige Referenten, Freiwillige und Lieferungen spätestens drei Tage vorher schriftlich. Teile für Einlass, Programm, Technik und Licht jeweils eine zuständige Person mit konkreter Startzeit ein.
  • Teste Lautsprecher, Funkmikrofone und Verlängerungskabel am Vortag vollständig. Lege Ersatzbatterien und eine zweite Lichtquelle bereit – ein kurzer Techniktest bei Tageslicht entdeckt keine Probleme mit der Orientierung im Dunkeln.
  • Bereite haltbare Vorräte, Namensschilder, Wegweiser und Infotafeln am Vortag in beschrifteten Kisten vor. Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn, damit Tische, Stühle, Technik und Beleuchtung ohne Zeitdruck aufgebaut werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man Earth Hour organisieren?
Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Location, dem Programm und dem Lichtkonzept. Öffne die Anmeldung spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung und schließe sie etwa sieben Tage vorher.
Wie viele Helfer braucht man für eine Earth-Hour-Veranstaltung?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Programm, Technik und Licht ein – also vier klar zugewiesene Rollen. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich eine Person für Getränke und eine für die Orientierung einteilen.
Welche Beleuchtung braucht man bei Earth Hour?
Halte für Wege, Eingänge und Arbeitsbereiche mehrere akkubetriebene Arbeitsleuchten oder LED-Laternen bereit. Rechne außerdem mit mindestens einem Satz Ersatzbatterien und bewahre die Lichtquellen an einem bekannten, schnell erreichbaren Ort auf.
Wann muss die Location für Earth Hour geöffnet werden?
Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor Beginn. So bleiben etwa 45 Minuten für Tische, Stühle und Infotafeln sowie weitere 45 Minuten für Technik-, Sicherheits- und Beleuchtungstests.

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