Checklist para organizar Earth Hour sin olvidar nada

Organizar Earth Hour requiere algo más que apagar las luces durante una hora. Necesitas coordinar el lugar, el programa, las inscripciones, los voluntarios y una iluminación segura para que la actividad continúe a oscuras. Esta checklist reúne la preparación en el orden adecuado, desde las primeras reservas hasta la apertura del espacio. También contempla detalles que suelen quedar para el final, como las señales de ruta, las preferencias dietéticas, las tarjetas con nombres y las baterías de repuesto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Elaborar el programa
2 personas
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
Registrar actividades
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Informar al vecindario
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar ponentes
Reservar suministros
Publicar el programa
Colgar pósters
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Imprimir señales de ruta
Finalizar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar la ropa y los materiales

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colocar iluminación LED
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el puesto de información
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Servir las bebidas
3 personas
Atender el puesto de información
2 personas
Acompañar la actividad infantil
2 personas
Dirigir el quiz de sostenibilidad
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Explicar el reto de luz
Apagar la iluminación
2 personas
Coordinar Earth Hour
3 personas
Volver a encender la iluminación
2 personas
Finalizar el último elemento del programa
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desconectar la tecnología
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
Llevar la basura
2 personas
Gestionar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 60
Mesas altascant. 2
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 10

Cocina

Jarras de aguacant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Faroles LEDcant. 12
Luces de pilacant. 80
Lámparas de trabajo recargablescant. 4
Linternas frontalescant. 10
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banner de Earth Hourcant. 2
Paneles informativoscant. 8
Juegos de mantelescant. 6
Pizarrascant. 4
Carteles de rutacant. 10

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Define el plan de iluminación con antelación: separa la iluminación ambiental de la iluminación de trabajo y deja linternas frontales o lámparas recargables para las zonas de paso y las tareas del equipo.
Publica el programa después de confirmar a los ponentes y las actividades. Envía la versión final a las personas inscritas y reserva al menos un canal para comunicar cambios de última hora.
Cierra las inscripciones antes de finalizar la compra. Usa el número de participantes para calcular vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras de agua y provisiones, y revisa también las preferencias dietéticas.
Asigna voluntarios por funciones concretas, no solo por turno: recepción, orientación, apoyo técnico, iluminación, bebidas y limpieza. Entrega las instrucciones antes de abrir el lugar para que nadie tenga que improvisar durante la primera hora.
Haz una prueba completa del montaje antes de que llegue el público: altavoces, micrófonos, cables, regletas, faroles, luces de pila y baterías. Coloca las señales de ruta y comprueba que se leen con la iluminación prevista.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar Earth Hour?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva el lugar, prepara el programa y confirma a los ponentes durante las primeras 2 semanas; deja la compra y el montaje final para los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para Earth Hour?: Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes del evento. Ciérralo 3 días antes para recoger las preferencias dietéticas, asignar voluntarios y ajustar la lista de compras.
¿Qué iluminación se necesita para organizar Earth Hour?: Prepara una combinación de faroles LED y luces de pila para el ambiente, además de lámparas de trabajo recargables y linternas frontales para el equipo. Comprueba todo 24 horas antes y ten baterías de repuesto disponibles.
¿Cuándo se monta el espacio de Earth Hour?: Haz el montaje principal entre 2 y 3 horas antes de abrir: coloca mesas, sillas, carteles y paneles, prepara las bebidas y conecta la técnica. Reserva los últimos 30 minutos para una prueba de sonido y una revisión de las rutas de paso.

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