Organiser un dîner de bienfaisance sans rien oublier

Un dîner de bienfaisance demande de coordonner les invités, le repas et la collecte de fonds dans le même calendrier. Commence par fixer le nombre de convives, puis avance vers les fournisseurs, le plan de table et les supports imprimés. Les inscriptions permettent d’ajuster les quantités et de repérer les besoins alimentaires avant de finaliser le menu. Cette checklist rassemble les préparatifs jusqu’aux derniers achats et au refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Finaliser le menu
3 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Faire les réservations
Contacter les sponsors
2 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Établir la liste de vente aux enchères
2 personnes
Vérifier la page de dons
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Créer des numéros de table
Envoyer un rappel
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier les ingrédients
2 personnes
Marquer séparément les allergènes
2 personnes
Laver et couper les légumes
3 personnes
Préparer l'entrée
3 personnes
Préparer le plat principal
4 personnes
Portionner le dessert
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le linge de table
3 personnes
Mettre la vaisselle sur la table
4 personnes
Disposer les couverts
3 personnes
Mettre les verres en place
3 personnes
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la table des enchères
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Régler la musique d'ambiance
Aménager les postes de travail en cuisine
3 personnes
Faire le briefing du personnel
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités à table
2 personnes
Servir l’entrée
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Débarrasser l’entrée
4 personnes
Servir le plat principal
5 personnes
Débarrasser le plat principal
4 personnes
Assurer la présentation caritative
2 personnes
Animer la vente aux enchères
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir le dessert
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Pré-trier la vaisselle
3 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Empiler les chaises
3 personnes
Démonter la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les recettes des dons
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Remercier les sponsors

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de vente aux enchères
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6
Nappesqté 12
Serviettes en tissuqté 100

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafes d'eauqté 12
Corbeilles à painqté 10

Décoration

Compositions florales de tableqté 10
Bougiesqté 40
Bougeoirsqté 20
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Cartes de menuqté 90
Brochures du programmeqté 90
Badges nominatifsqté 90
Porte-badgesqté 90
Ballonsqté 50
Ruban à ballonsqté 2
Mur photo
Presse-papiersqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Casserolesqté 6
Sauteusesqté 4
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Plats à gratinqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs de conservationqté 20
Balances de cuisineqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Chariot de nettoyage
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 2
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le dîner. Tu auras ainsi le temps de recueillir les allergies, les régimes particuliers et le nombre définitif de repas.
Finalise le plan de table après la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Prévois les numéros de table, les menus et les badges nominatifs au même moment.
Confirme les fournisseurs une semaine avant, puis recalcule les quantités de catering avec le nombre réel de convives. Vérifie aussi les accords avec les sponsors et les réservations encore en attente.
Pour la vente aux enchères, rassemble les articles et établis la liste au moins 3 jours avant. Vérifie la page de dons et le mode de paiement avant l’ouverture de l’accueil.
Garde les produits frais pour le dernier jour et mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Fais une dernière vérification des ingrédients et de la liste des courses le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un dîner de bienfaisance ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour un dîner avec invitations, sponsors et vente aux enchères. Commence par les invités et les réservations, puis garde les 7 derniers jours pour les confirmations et l’impression.
Quand envoyer les invitations pour un dîner de bienfaisance ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant le dîner. Un rappel peut partir 7 jours avant, une fois les inscriptions déjà suivies.
Quand finaliser le menu et les quantités du repas ?: Finalise le menu 10 à 14 jours avant, puis calcule les quantités après la clôture des inscriptions. Confirme les besoins alimentaires et le nombre définitif de repas 5 à 7 jours avant.
Que faut-il préparer la veille d’un dîner de bienfaisance ?: Prépare les badges, les livrets du programme, les menus et les numéros de table la veille. Vérifie également les paiements, la liste des courses, les ingrédients et les articles de la vente aux enchères.

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