Checklist para organizar una cena benéfica sin olvidos

Una cena benéfica combina una cena formal con inscripciones, patrocinadores, subasta y donaciones. Este plan reúne 81 tareas y 69 artículos para avanzar en el orden correcto, desde la lista de invitados hasta recoger los productos frescos. Conviene cerrar pronto el menú y las reservas, pero también revisar detalles que suelen quedar para el final: preferencias dietéticas, método de pago, acreditaciones, números de mesa y materiales de la subasta. Usa la checklist como calendario de preparación y como revisión final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Definir el menú
3 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Hacer reservas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Reunir los artículos de la subasta
2 personas
Preparar lista de subasta
2 personas
Comprobar la página de donaciones
Preparar el método de pago
2 personas
Hacer los folletos del programa
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir menús
Crear números de mesa
Enviar recordatorio
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar los ingredientes
2 personas
Marcar los alérgenos por separado
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar el entrante
3 personas
Preparar el plato principal
4 personas
Porcionar el postre
3 personas
Montar la estación de café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar el mantel
3 personas
Colocar la vajilla en la mesa
4 personas
Colocar los cubiertos
3 personas
Colocar vasos
3 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Colocar las cartas del menú
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Configurar música de fondo
Preparar los puestos de trabajo de la cocina
3 personas
Dar briefing al personal
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
Servir el entrante
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Retirar el entrante
4 personas
Servir el plato principal
5 personas
Retirar el plato principal
4 personas
Presentar la gala benéfica
2 personas
Dirigir la subasta
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir el postre
4 personas
Servir café y té
3 personas
Despedirse de los invitados
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
Preclasificar la vajilla
3 personas
Recoger las mesas
4 personas
Apilar las sillas
3 personas
Desmontar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Procesar la recaudación de donaciones
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento
2 personas
Agradecer a los patrocinadores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesa de subasta
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Mantelescant. 12
Servilletas de telacant. 100

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12
Cestas de pancant. 10

Decoración

Centros de mesa floralescant. 10
Velascant. 40
Portavelascant. 20
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 10
Cartas del menúcant. 90
Programascant. 90
Credencialescant. 90
Portabadgescant. 90
Globoscant. 50
Cinta para globoscant. 2
Photowall
Portapapelescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Placas de induccióncant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Ollas de cocinacant. 6
Sartenes para asarcant. 4
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Fuentes para hornocant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas de almacenamientocant. 20
Básculas de cocinacant. 2

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Carro de limpieza
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de distribuir las mesas. Reserva al menos 7 días para recoger las preferencias dietéticas y ajustar el menú y las cantidades del catering.
Confirma a los proveedores por escrito al menos 14 días antes: menú, número previsto de comensales, horario de entrega y quién aporta platos, copas, cubiertos y bandejas de servicio.
No dejes la subasta para la víspera. Reúne los artículos con varios días de margen, prepara la lista de lotes y comprueba que el método de pago y la página de donaciones funcionan.
Envía el recordatorio entre 3 y 5 días antes e incluye hora, ubicación, forma de inscripción y cualquier indicación sobre dietas. Así reduces cambios de última hora en las mesas.
Haz una revisión física el día anterior: manteles, servilletas, menús, programas, acreditaciones, números de mesa, velas y portavelas. Enfría las bebidas con tiempo y recoge los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena benéfica?: Empieza al menos 8 semanas antes para preparar invitados, invitaciones, proveedores, patrocinadores y artículos de la subasta. Deja la última semana para confirmar inscripciones, preferencias dietéticas, cantidades y pagos.
¿Cuándo hay que cerrar el menú de una cena benéfica?: Define el menú entre 3 y 4 semanas antes y calcula las cantidades cuando tengas una previsión fiable de asistentes. Confirma las dietas y alergias como mínimo 7 días antes de la cena.
¿Cuándo se hace la distribución de las mesas?: Haz una primera distribución cuando las inscripciones estén avanzadas y ciérrala entre 3 y 5 días antes. Imprime los números de mesa y comprueba los cambios junto con la lista definitiva de invitados.
¿Qué hay que revisar el día antes de la cena benéfica?: Comprueba durante las 24 horas previas el material de mesa, menús, programas, acreditaciones, subasta y método de pago. Enfría las bebidas, revisa los ingredientes y confirma la recogida de productos frescos antes de abrir el registro.

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