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Benefizdinner organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein Benefizdinner braucht mehr als ein gutes Menü: Gäste, Spendenablauf, Auktion und Ausstattung müssen ineinandergreifen. Beginne mit Gästeliste, Einladungen und Sponsoren und kläre danach Anmeldungen, Ernährungswünsche und Tischordnung. In der letzten Woche zählen bestätigte Lieferungen, gedruckte Unterlagen und ein geprüfter Zahlungsweg. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Einkauf und den frischen Produkten am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menü finalisieren

    3 Personen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Lieferantenabsprachen bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Auktionsartikel sammeln

    2 Personen

  • Auktionsliste erstellen

    2 Personen

  • Spendenseite prüfen

  • Zahlungsart vorbereiten

    2 Personen

  • Programmhefte erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Menükarten drucken

  • Tischnummern erstellen

  • Erinnerung senden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Zutaten überprüfen

    2 Personen

  • Allergene separat kennzeichnen

    2 Personen

  • Gemüse waschen und schneiden

    3 Personen

  • Vorspeise vorbereiten

    3 Personen

  • Hauptgericht vorbereiten

    4 Personen

  • Dessert portionieren

    3 Personen

  • Kaffee- und Teestation einrichten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischwäsche anbringen

    3 Personen

  • Geschirr auf den Tisch stellen

    4 Personen

  • Besteck auslegen

    3 Personen

  • Gläser aufstellen

    3 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    3 Personen

  • Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Auktionstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Hintergrundmusik einstellen

  • Küchenarbeitsplätze einrichten

    3 Personen

  • Mitarbeiterbriefing geben

    3 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Gäste zum Tisch begleiten

    2 Personen

  • Vorspeise servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Vorspeise abräumen

    4 Personen

  • Hauptgang servieren

    5 Personen

  • Hauptgang abräumen

    4 Personen

  • Benefizpräsentation gestalten

    2 Personen

  • Versteigerung begleiten

    3 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Dessert servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Sich von Gästen verabschieden

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Reste sicher verpacken

    3 Personen

  • Geschirr vorsortieren

    3 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Stühle stapeln

    3 Personen

  • Dekoration abbauen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Spendenerlös abrechnen

    2 Personen

  • Dankesnachricht senden

    2 Personen

  • Sponsoren danken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • Auktionstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • StoffserviettenAnz. 100

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • SuppenschalenAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 100
  • Abendbesteck-SetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12
  • WasserkaraffenAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 10

Dekoration

  • TischblumenarrangementsAnz. 10
  • KerzenAnz. 40
  • KerzenhalterAnz. 20
  • Willkommensschild
  • TischnummernAnz. 10
  • SpeisekartenAnz. 90
  • ProgrammhefteAnz. 90
  • NamensschilderAnz. 90
  • BadgehalterAnz. 90
  • BallonsAnz. 50
  • BallonbandAnz. 2
  • Fotowand
  • KlemmbretterAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektorleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • InduktionskochplattenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • KochtöpfeAnz. 6
  • BratpfannenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • AuflaufformenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • AufbewahrungsbehälterAnz. 20
  • KüchenwaagenAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • Reinigungswagen
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Dinner auswerten kannst. Danach lassen sich Tischordnung, Menümenge und Namensschilder zuverlässig festlegen.
  • Bestätige Lieferantenabsprachen und Reservierungen spätestens sieben Tage vorher. Plane die Cateringmengen erst mit der aktuellen Gästezahl und prüfe am Vortag, ob alle Zutaten und frischen Produkte tatsächlich verfügbar sind.
  • Bereite den Spendenweg nicht erst beim Einlass vor: Prüfe die Spendenseite und richte die Zahlungsart mindestens drei Tage vorher ein. So kann das Registrierungsteam Fragen beantworten, ohne den Empfang aufzuhalten.
  • Für die Auktion brauchst du mehr als die Artikel selbst. Sammle die Auktionsartikel rechtzeitig, erstelle eine nummerierte Auktionsliste und richte einen eigenen Auktionstisch mit klaren Informationen ein.
  • Plane Aufbau und Beschriftung gemeinsam: Registrierungstisch, Auktionstisch, Tischnummern, Speisekarten und Programmhefte müssen vor dem Eintreffen der Gäste bereitliegen. Getränke gehören früh genug in die Kühlung, während empfindliche Lebensmittel erst kurz vor dem Servieren geprüft werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizdinner organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen, Sponsoren und dem Veranstaltungsort. Menü, Auktionsartikel und Lieferanten sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Dinner feststehen.
Wann verschickt man die Einladungen für ein Benefizdinner?
Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit Ernährungswünsche, Tischordnung und Cateringmengen noch angepasst werden können.
Was muss eine Woche vor dem Benefizdinner erledigt sein?
Eine Woche vorher sollten Anmeldungen geprüft, Tischordnung und Menü finalisiert sowie Lieferungen und Reservierungen bestätigt sein. Auch Auktionsliste, Programmhefte, Namensschilder und Menükarten gehören dann in die Endkontrolle.
Was prüft man am Tag vor einem Benefizdinner?
Prüfe am Vortag Einkaufsliste, Zutaten, Getränke, Geschirr und die vorbereiteten Drucksachen. Getränke können bereits gekühlt werden; frische Produkte holst du möglichst erst am selben Tag oder höchstens 24 Stunden vorher ab.

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