Checklist voor een goed georganiseerd benefietdiner
Een benefietdiner vraagt meer voorbereiding dan een gewoon diner: je regelt niet alleen eten en tafels, maar ook inkomsten, sponsoring en een veiling. Begin met de gastenlijst, uitnodigingen en aanmeldingen, zodat je aantallen en dieetwensen op tijd kent. Werk daarna het menu, de tafelindeling en de afspraken met leveranciers uit. In de laatste week controleer je betalingen, programmaboekjes, menukaarten en alle materialen voor ontvangst, diner en veiling.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Tafelindeling maken
2 personen
Menu definitief maken
3 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
Reserveringen maken
Sponsoren benaderen
2 personen
Veilingitems verzamelen
2 personen
Veilinglijst opstellen
2 personen
Donatiepagina controleren
Betaalwijze voorbereiden
2 personen
Programmaboekjes maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Menukaarten printen
Tafelnummers maken
Herinnering versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Ingrediënten controleren
2 personen
Allergenen apart markeren
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Voorgerecht voorbereiden
3 personen
Hoofdgerecht voorbereiden
4 personen
Dessert portioneren
3 personen
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies op tafel zetten
4 personen
Bestek neerleggen
3 personen
Glazen neerzetten
3 personen
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Achtergrondmuziek instellen
Keuken werkplekken inrichten
3 personen
Personeelsbriefing geven
3 personen
Event
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
Voorgerecht uitserveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Voorgerecht afruimen
4 personen
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
Hoofdgerecht afruimen
4 personen
Benefietpresentatie verzorgen
2 personen
Veiling begeleiden
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Dessert uitserveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Afscheid nemen van gasten
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies voorsorteren
3 personen
Tafels leegruimen
4 personen
Stoelen stapelen
3 personen
Decoratie afbreken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Donatieopbrengst verwerken
2 personen
Dankbericht versturen
2 personen
Sponsoren bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Registratietafel
- Veilingtafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Servetten van stofaantal 100
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Soepkommenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 100
- Dinerbesteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
- Koffielepelsaantal 100
- Serveerbladenaantal 12
- Waterkaraffenaantal 12
- Broodmandenaantal 10
Decoratie
- Tafelbloemstukkenaantal 10
- Kaarsenaantal 40
- Kaarsenhoudersaantal 20
- Welkomstbord
- Tafelnummersaantal 10
- Menukaartenaantal 90
- Programmaboekjesaantal 90
- Naambadgesaantal 90
- Badgehoudersaantal 90
- Ballonnenaantal 50
- Ballonnenlintaantal 2
- Fotowand
- Klembordenaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Inductiekookplatenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Kookpannenaantal 6
- Braadpannenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Keukentangenaantal 6
- Ovenschalenaantal 8
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Bewaarbakkenaantal 20
- Keukenweegschalenaantal 2
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Schoonmaak
- Schoonmaakkar
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Handvegersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor het diner en geef het definitieve aantal gasten daarna door aan de cateraar. Zo voorkom je last-minute wijzigingen in menu en cateringhoeveelheden.
- Plan de tafelindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Maak per tafel een nummer en controleer of tafelnummers, menukaarten en naambadges met elkaar overeenkomen.
- Bevestig leveranciersafspraken en reserveringen uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer daarbij ook wie de tafels, stoelen, buffettafels en registratietafel opbouwt en wanneer dat gebeurt.
- Regel veilingitems niet pas op de dag zelf: verzamel ze vooraf, maak een veilinglijst en zet de items met biedinformatie op de veilingtafel. Controleer ook of de betaalwijze werkt.
- Zet dranken enkele uren voor ontvangst gekoeld en leg servies per onderdeel klaar: dinerborden, dessertborden, glazen, bestek, opscheplepels en serveerbladen. Bewaar verse producten tot het laatste moment gekoeld.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietdiner organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en sponsoren. Plan de definitieve aantallen, dieetwensen en leveranciersafspraken uiterlijk 7 dagen voor het diner.
- Hoeveel eten moet ik bestellen voor een benefietdiner?
- Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aangemelde gasten en tel voor buffetonderdelen ongeveer 5 tot 10 procent extra. Geef dieetwensen en eventuele aparte menu’s uiterlijk één week vooraf door.
- Wanneer verstuur ik een herinnering voor een benefietdiner?
- Stuur de herinnering 5 tot 7 dagen voor het diner. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, betaalwijze en een laatste mogelijkheid om dieetwensen of afmeldingen door te geven.
- Wat moet ik op de dag van een benefietdiner controleren?
- Controleer minimaal 3 uur voor de ontvangst de registratie, betalingen, tafelnummers, menukaarten, programmaboekjes, veilingitems en gekoelde dranken. Loop daarna per tafel het servies, bestek, glazen, servetten en tafelversiering na.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.