Checklist pour organiser un dévoilement d’anniversaire
Un dévoilement d’anniversaire demande plus qu’un buffet et quelques décorations. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, la technique et le moment de la révélation, puis installer chaque élément dans le bon ordre. Cette checklist regroupe les 49 tâches du projet et les 39 fournitures à prévoir. Utilise-la pour avancer plusieurs semaines à l’avance et éviter les oublis de dernière minute, notamment pour le voile, les micros, les boissons et l’accueil des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer l’objet de révélation
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver la technique
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Vérifier le voile de dévoilement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les amuse-bouches
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le lieu de révélation
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Passer en revue le programme
3 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
Animer la révélation
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Ranger le matériel de révélation
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Crochets à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Glacièresqté 4
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Pied de microqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 4
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Bannière d’anniversaire
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Voile de révélation
- Rubansqté 2
- Supports pour cadres photoqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et fixe l’objet de la révélation au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Cela te laisse le temps d’adapter les invitations, le programme et l’aménagement de l’espace.
- Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant l’anniversaire et fixe une date limite d’inscription. Prévois ensuite 2 à 3 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et recueillir les besoins alimentaires.
- Confirme le traiteur, les intervenants et la technique 10 à 14 jours avant l’événement. Vérifie notamment les microphones sans fil, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les multiprises.
- Prépare le déroulé imprimé et les badges nominatifs la veille. Le jour même, garde une copie du programme à l’accueil et une autre près du système son pour éviter les interruptions.
- Commence l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Installe d’abord les tables, les chaises et la technique, puis le buffet, les boissons au frais, la décoration et enfin l’espace de révélation avec le voile.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un dévoilement d’anniversaire ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, définir la révélation, envoyer les invitations et confirmer le traiteur et la technique.
- Quand envoyer les invitations pour un dévoilement d’anniversaire ?
- Envoie-les 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse. Traite les inscriptions environ 2 semaines avant afin d’ajuster le catering et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévois au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour installer le mobilier, le buffet, la décoration, l’éclairage et le son. Ajoute 30 minutes pour tester les micros et vérifier le voile de dévoilement.
- Que faut-il vérifier la veille d’un dévoilement d’anniversaire ?
- Vérifie le déroulé imprimé, les badges, le voile, les boissons, les achats et le matériel technique. Fais aussi confirmer les intervenants au plus tard la veille et prépare les fournitures d’accueil dans un seul endroit.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !