Checklist para organizar un desvelamiento de aniversario
Organizar un desvelamiento de aniversario requiere coordinar invitados, catering, programa y el momento de la revelación sin dejar el montaje para el último minuto. Esta checklist reúne 49 tareas y 39 artículos, desde reservar el lugar hasta preparar el buffet y comprobar la tela de revelación. Usa el plan en orden: primero confirma el espacio y el objeto de la revelación; después cierra asistentes, comida y técnica; por último, reserva varias horas para montar y probar todo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar el objeto de revelación
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Reservar técnica
Desarrollar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Comprobar la tela de revelación
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger los aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el lugar de la revelación
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Repasar el programa
3 personas
Probar el micrófono
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar a los ponentes
Acompañar la revelación
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir café y té
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Recoger el buffet
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Guardar el material de revelación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Perchascant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Soporte para micrófonocant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba para globoscant. 2
- Banner de aniversario
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tela de revelación
- Cintascant. 2
- Soportes para marcos de fotoscant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define el objeto de la revelación y la tela antes de diseñar las invitaciones; así el anuncio y el montaje utilizan la misma información y evitas rehacer materiales.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes. Ese margen permite confirmar el catering y recoger preferencias dietéticas.
- Reserva la técnica con tiempo y prueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas e iluminación durante al menos 60 minutos antes de recibir a los invitados.
- Imprime el plan de trabajo y prepara las tarjetas con nombres el día anterior. El día del evento, asigna una persona para la bienvenida y otra para controlar el momento de la revelación.
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y recoge los aperitivos justo antes del montaje del buffet. Comprueba también que haya suficientes platos, vasos, cubiertos, bandejas y utensilios para servir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para un desvelamiento de aniversario?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar asistentes, preferencias dietéticas y cantidades del catering.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un desvelamiento de aniversario?
- Reserva al menos 3 horas para mesas, sillas, decoración, buffet, sonido e iluminación. Añade 60 minutos más para probar los micrófonos, los altavoces y el montaje de la revelación.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un desvelamiento de aniversario?
- Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Confirma entonces el número de comensales y las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Cuántas bebidas calcular por persona en un aniversario?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Enfríalas entre 4 y 6 horas antes y reserva algunas neveras portátiles para mantenerlas frías.
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