Checklist pour organiser une dégustation

Une dégustation réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle, la date et les inscriptions, puis les produits, le matériel et le déroulé. Cette checklist regroupe 48 tâches et 38 fournitures pour ne rien laisser au dernier moment. Elle vous aide notamment à gérer les besoins alimentaires, les allergènes, la chaîne du froid et l’installation des postes de dégustation. Utilisez-la pour suivre l’organisation semaine après semaine, jusqu’à l’accueil des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Sélectionner les produits à déguster
2 personnes
Définir l’ordre des essais
2 personnes
Établir le plan de table
Préparer les étiquettes produits
Imprimer les cartes de dégustation
Préparer les badges nominatifs
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Vérifier le stock de produits non périssables
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Classer les produits de dégustation
2 personnes
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Couper les fruits et légumes
2 personnes
Préparer les dips et les sauces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les stands de dégustation
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Installer la table d’inscription
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle d’hygiène
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Expliquer la dégustation
Présenter les produits de dégustation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Réapprovisionner les stands de dégustation
2 personnes
Vider les poubelles
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le dernier tour

Suivi

Emballer les produits restants
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 60
Verres à eauqté 60
Petites assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Balances de peséeqté 2

Décoration

Étiquettes de produitsqté 40
Badges nominatifsqté 55
Décoration de tableqté 8
Panneaux de menuqté 6
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la salle avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la dégustation afin de connaître les quantités et les besoins alimentaires.
Finalisez la sélection des produits et l’ordre des essais 5 à 7 jours avant l’événement. Cela vous laisse le temps de préparer les étiquettes, les cartes de dégustation et les panneaux de menu.
Vérifiez les allergènes dès la confirmation des fournisseurs, puis reportez les informations sur les supports utilisés le jour même. Gardez une fiche récapitulative visible pour l’équipe d’organisation.
Récupérez les produits frais le jour précédent et refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des participants. Les glacières et les thermos doivent être prêts avant l’installation des tables.
Installez les tables, les chaises et les stands au moins 2 heures avant le début. Disposez ensuite les verres, assiettes, couverts, plateaux et ustensiles selon l’ordre des essais pour éviter les déplacements inutiles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez la salle et fixez le programme au début, envoyez les invitations au moins 2 semaines avant, puis confirmez les produits et le matériel dans les 7 derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une dégustation ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant afin de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Quand préparer les produits d’une dégustation ?: Classez les produits et vérifiez leur ordre la veille. Récupérez les produits frais au plus tard la veille, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début de la dégustation.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une dégustation ?: Comptez environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, les stands, la vaisselle et les supports imprimés. Ajoutez 30 minutes pour contrôler les étiquettes, les allergènes et le branchement des équipements.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.