Proeverij organiseren: een complete checklist
Een proeverij staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst leg je ruimte, datum en programma vast, daarna regel je producten, gasten en materiaal. Verzamel dieetwensen vóór je de proefproducten definitief kiest en controleer allergeneninformatie per product. Plan het klaarzetten ruim vóór de ontvangst, zodat proefstations, labels, proefkaarten en servies gereed zijn. Met deze checklist houd je overzicht over de 48 taken en 38 benodigdheden die bij een proeverij komen kijken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Proefproducten selecteren
2 personen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Tafelindeling maken
Productlabels voorbereiden
Proefkaarten afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Benodigdheden controleren
2 personen
Voorraad houdbare producten controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Proefproducten sorteren
2 personen
Allergeneninformatie controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Dips en sauzen klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Proefstations inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting controleren
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Laatste hygiënecontrole uitvoeren
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Proeverij uitleggen
Proefproducten presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Proefstations aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Resterende producten verpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Wijnglazenaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Kleine bordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 60
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Serveerlepelsaantal 12
- Schaaltjesaantal 24
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerplateausaantal 12
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Wegende schalenaantal 2
Decoratie
- Productkaartjesaantal 40
- Naamkaartjesaantal 55
- Tafeldecoratieaantal 8
- Menubordenaantal 6
- Pennenaantal 30
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasteilaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal de proefvolgorde vóór je productlabels en proefkaarten afdrukt. Geef elk product een vast nummer of korte naam, zodat deelnemers hun aantekeningen niet door elkaar halen.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer daarna per product de allergeneninformatie. Zo kun je hapjes, dips en sauzen nog vervangen voordat je boodschappen doet.
- Reken per proefstation op kleine borden, glazen, servies en een aparte serveertang of lepel. Zet waterglazen en waterkannen op meerdere plekken, zodat deelnemers niet tijdens elke ronde hoeven te lopen.
- Koel dranken en verse producten niet pas bij aanvang. Haal verse producten op de dag zelf op en geef gekoelde dranken minimaal 3 uur om op temperatuur te komen.
- Plan minimaal 90 minuten voor de start voor tafels, stoelen, proefstations, menuborden en naamkaartjes. Test tegelijk koffiezetapparaten, waterkokers, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een proeverij organiseren?
- Leg de ruimte, datum en het programma bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de proeverij het aantal deelnemers en hun dieetwensen kent.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een proeverij klaar te zetten?
- Plan minimaal 90 minuten voor het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van proefstations en het klaarzetten van servies. Tel extra tijd als je meerdere producten moet sorteren of verse hapjes nog moet snijden.
- Wanneer moet ik de proefvolgorde bepalen?
- Bepaal de proefvolgorde zodra de producten zijn geselecteerd, bij voorkeur uiterlijk 1 week vooraf. Dan kun je productkaartjes, proefkaarten en menuborden in één keer correct voorbereiden.
- Hoeveel glazen en borden heb ik nodig voor een proeverij?
- Voorzie per deelnemer minimaal één waterglas en één klein bord, plus voldoende wijnglazen of andere proefglazen voor de gekozen rondes. Bij 20 deelnemers en 4 rondes heb je dus minstens 20 waterglazen, 20 kleine borden en 80 proefglazen nodig als je niet tussendoor afwast.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!