Checklist para organizar una degustación sin olvidos
Una degustación necesita más que elegir buenos productos: hay que controlar las inscripciones, las preferencias alimentarias, el orden de prueba y la preparación de cada estación. Esta checklist te ayuda a avanzar desde la reserva del espacio hasta el montaje de mesas, copas, platos y etiquetas. También contempla lo que suele llegar tarde, como los productos frescos, las bebidas frías y la información sobre alérgenos. Sigue el plan por fases para que el día del evento solo tengas que servir y acompañar la degustación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar proveedores
Seleccionar productos de prueba
2 personas
Definir el orden de la degustación
2 personas
Hacer la distribución de las mesas
Preparar etiquetas de producto
Imprimir tarjetas de degustación
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Comprobar el stock de productos no perecederos
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar los productos de degustación
2 personas
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Cortar verduras y frutas
2 personas
Preparar salsas y dips
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar estaciones de degustación
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar la iluminación
Preparar la mesa de registro
2 personas
Realizar la última revisión de higiene
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Explicar la degustación
Presentar productos de degustación
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Reponer las estaciones de degustación
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Servir café y té
2 personas
Anunciar la última ronda
Seguimiento
Empaquetar los productos restantes
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platos pequeñoscant. 70
- Platos de postrecant. 60
- Tenedorescant. 70
- Cuchilloscant. 60
- Cucharascant. 60
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 24
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de cocinacant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Básculascant. 2
Decoración
- Etiquetas de productocant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 55
- Decoración de mesacant. 8
- Carteles del menúcant. 6
- Bolígrafoscant. 30
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de bateríacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Palangana para lavarcant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el espacio al menos 4 semanas antes. Ese mismo día envía las invitaciones para que tengas tiempo de recoger inscripciones y preferencias dietéticas.
- Define el orden de degustación entre 10 y 14 días antes y prepara una tarjeta para cada producto. Incluye el nombre, el origen o estilo y cualquier alérgeno relevante; improvisarlo el mismo día suele causar errores.
- Haz un inventario de vajilla y equipo 7 días antes: cuenta copas, vasos, platos pequeños, cubiertos, cuencos, bandejas y utensilios de servicio. Comprueba también máquinas de café, teteras, termos, neveras portátiles, cables y regletas.
- Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y recoge los frescos el día anterior o la misma mañana, según su conservación. Enfría las bebidas con varias horas de margen para que no dependas de una nevera recién cargada.
- Monta las mesas y las estaciones al menos 2 horas antes de recibir a los invitados. Coloca primero manteles, sillas y carteles; después distribuye productos, tarjetas de degustación, etiquetas, aperitivos, salsas y dips siguiendo el orden previsto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una degustación?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja la selección final de productos y la distribución de mesas cerradas como mínimo 10 días antes.
- ¿Cuándo hay que comprar los productos para una degustación?
- Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes. Recoge los productos frescos el día anterior o el mismo día y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de empezar.
- ¿Cómo organizar el orden de una degustación?
- Define el recorrido entre 10 y 14 días antes y mantenlo igual en las tarjetas y en las etiquetas. Coloca primero los productos más ligeros y deja los sabores más intensos para el final, con agua y aperitivos disponibles entre estaciones.
- ¿Cuánto tiempo antes se prepara una degustación?
- Reserva al menos 2 horas para montar mesas, sillas y estaciones, colocar la vajilla y preparar los aperitivos. Haz una comprobación final 30 minutos antes para revisar etiquetas, alérgenos, bebidas frías y utensilios de servicio.
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