Organiser une dégustation de café sans rien oublier

Une dégustation de café réussie repose sur une préparation précise : les bons grains, le matériel vérifié et un déroulé clair pour les participants. Commence par confirmer le lieu et la date, puis avance vers les inscriptions, les achats et l’installation. Prévois plusieurs postes de dégustation afin que chacun puisse comparer les cafés dans de bonnes conditions. Cette checklist t’aide aussi à anticiper les oublis fréquents, comme les fiches d’essai, les minuteurs ou l’eau en quantité suffisante.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Sélectionner le fournisseur de café
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des verres de dégustation
Commander des grains de café
Créer le programme et le formulaire d’essai
Mettre à jour la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de café
2 personnes
Répartir les grains de café
2 personnes
Imprimer les fiches de dégustation
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Installer les stands de dégustation
3 personnes
Installer les machines à café
2 personnes
Préparer l’eau et le lait
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d'inscription
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Expliquer la dégustation de café
Servir le premier tour de café
3 personnes
Expliquer les formulaires de test
Servir le deuxième café
3 personnes
Ravitaillement en en-cas et en eau
2 personnes
Réapprovisionner les machines à café
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre la machine à café
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel à café
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Nappesqté 6

Vaisselle

Verres de dégustationqté 150
Verres à eauqté 36
Tasses à caféqté 36
Plateauxqté 36
Cuillères à caféqté 36
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Cafetière à filtreqté 3
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermomètres à caféqté 3
Balances de cuisineqté 3
Minuteurs à caféqté 3
Rallongesqté 4

Cuisine

Verres doseursqté 4
Carafesqté 6
Carafes d’eauqté 4
Plateauxqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Panneaux de station d'essaiqté 6
Pancartes de tableqté 12
Badges nominatifsqté 36
Stylosqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et la date au moins 4 à 6 semaines avant la dégustation. Envoie ensuite les invitations et fixe une date limite d’inscription, idéalement 7 jours avant l’événement.
Prévois environ 20 à 25 cl d’eau par participant pour les préparations et le rinçage, en plus de l’eau à boire. Ajoute du lait uniquement si le programme le prévoit.
Teste chaque cafetière, moulin, bouilloire et balance 1 à 2 jours avant. Vérifie aussi les rallonges, les prises disponibles et le fonctionnement des minuteurs.
Prépare une fiche d’essai par participant et quelques exemplaires supplémentaires, soit environ 10 % de réserve. Les stylos et les badges nominatifs sont souvent oubliés jusqu’au moment de l’accueil.
Installe les tables, les postes de dégustation et la table d’inscription au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités. Garde les grains répartis et identifiés pour éviter toute confusion pendant la présentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une dégustation de café ?: Prévois 3 à 6 semaines pour confirmer le lieu, choisir le fournisseur, envoyer les invitations et commander les grains. Réserve la dernière semaine aux inscriptions, aux achats et à la vérification du matériel.
Combien de cafés faut-il prévoir pour une dégustation ?: Pour une séance de 6 à 8 cafés, compte généralement 15 à 20 g de grains par café et par participant, selon le protocole choisi. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les essais et les pertes.
Quel matériel vérifier avant une dégustation de café ?: Contrôle les cafetières, moulins, bouilloires, thermomètres, balances et minuteurs 24 à 48 heures avant. Vérifie aussi les verres de dégustation, tasses, cuillères, carafes, rallonges et prises électriques.
Quand installer une dégustation de café ?: Commence l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil des invités. Prévois davantage de temps si plusieurs machines, postes de dégustation ou tables doivent être montés et testés.

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