Checklist para organizar una cata de café
Una cata de café requiere más coordinación de la que parece: hay que cerrar el lugar y la fecha, confirmar el proveedor y controlar las inscripciones. Después vienen las preferencias dietéticas, los granos, los vasos de degustación y el equipo para preparar cada muestra. Esta checklist reúne el orden de trabajo, desde la planificación hasta la recepción de invitados y la explicación de la cata. Así sabrás qué dejar listo con antelación y qué preparar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Fijar el proveedor de café
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar vasos de degustación
Encargar granos de café
Preparar el programa y el formulario de prueba
Actualizar la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el equipo de café
2 personas
Porcionar los granos de café
2 personas
Imprimir formularios de degustación
Limpiar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Preparar las mesas
2 personas
Montar estaciones de degustación
3 personas
Instalar el equipo de café
2 personas
Preparar agua y leche
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de registro
Informar al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Explicar la cata de café
Servir la primera ronda de café
3 personas
Explicar los formularios de prueba
Servir la segunda ronda de café
3 personas
Reponer aperitivos y agua
2 personas
Rellenar el equipo de café
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de café
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Devolver el equipo de café
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 32
- Mantelescant. 6
Vajilla
- Vasos de degustacióncant. 150
- Vasos para aguacant. 36
- Tazas de cafécant. 36
- Bandejascant. 36
- Cucharillascant. 36
- Cucharones de servircant. 8
Equipo
- Cafeteras de filtrocant. 3
- Molinillos de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termómetros para cafécant. 3
- Básculas de cocinacant. 3
- Temporizadores de cafécant. 3
- Cables alargadorescant. 4
Cocina
- Jarras medidorascant. 4
- Jarrascant. 6
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejascant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 8
Decoración
- Carteles para la estación de degustacióncant. 6
- Carteles de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 36
- Bolígrafoscant. 40
Limpieza
- Papeleracant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el proveedor de café antes de enviar las invitaciones. Sin esos tres datos, las inscripciones pueden generar cambios y consultas innecesarias.
- Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con tiempo suficiente para ajustar la compra de aperitivos y actualizar la lista de participantes antes del montaje.
- Porciona los granos de café antes del día del evento y prepara un formulario de prueba por participante. Esto evita pesar cada muestra mientras llegan los invitados.
- Comprueba cafeteras, molinillos, básculas, temporizadores, termómetros y alargadores antes del montaje. Haz una prueba completa para detectar enchufes insuficientes o equipos que no funcionan juntos.
- Prepara las estaciones de degustación, el agua, la leche y los aperitivos antes de abrir la recepción. Deja también bolígrafos, tarjetas de nombre y formularios en las mesas para no interrumpir la explicación inicial.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cata de café?
- Empieza a reservar el lugar y a confirmar el proveedor al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones después de cerrar esos datos y deja la compra, las porciones y los formularios preparados durante la semana anterior.
- ¿Cuánto café se necesita por persona en una cata?
- Calcula una porción de cada muestra para cada participante y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Divide los granos antes del evento y comprueba las cantidades con la lista actualizada de inscritos.
- ¿Qué equipo hace falta para una cata de café?
- Prepara una cafetera de filtro y un molinillo por estación cuando sea posible, además de básculas, temporizadores, termómetros y alargadores. Revisa todo 1 o 2 días antes y prueba el montaje completo.
- ¿Qué hay que preparar el mismo día de la cata?
- Reserva entre 2 y 3 horas para limpiar el lugar, montar mesas y sillas, instalar las estaciones, preparar agua y leche y montar el registro. Recibe a los invitados cuando todo el equipo esté conectado y los formularios estén colocados.
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