LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde koffieproeverij

Een koffieproeverij staat of valt met voorbereiding op detailniveau. Regel eerst de locatie, datum, leverancier en aanmeldingen; werk daarna het programma, de proefglazen en de apparatuur uit. Op de dag zelf moeten koffiebonen per proeving klaarliggen, proefstations logisch zijn ingericht en water, melk en hapjes bereikbaar staan. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet worden, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te zoeken naar glazen, formulieren of verlengkabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie en datum bevestigen

  • Koffieleverancier vastleggen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Proefglazen reserveren

  • Koffiebonen bestellen

  • Programma en proefformulier maken

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Koffieapparatuur controleren

    2 personen

  • Koffiebonen portioneren

    2 personen

  • Proefformulieren printen

  • Locatie schoonmaken

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    2 personen

  • Tafels aankleden

    2 personen

  • Proefstations inrichten

    3 personen

  • Koffieapparatuur plaatsen

    2 personen

  • Water en melk klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

  • Ontvangstteam briefen

    3 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Koffieproeverij uitleggen

  • Eerste koffieronde serveren

    3 personen

  • Proefformulieren toelichten

  • Tweede koffieronde serveren

    3 personen

  • Hapjes en water bijvullen

    2 personen

  • Koffieapparatuur bijvullen

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    2 personen

  • Gasten uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Koffieapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    2 personen

  • Koffieapparatuur retourneren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 32
  • Tafelkledenaantal 6

Servies

  • Proefglazenaantal 150
  • Waterglazenaantal 36
  • Koffiekopjesaantal 36
  • Schotelsaantal 36
  • Theelepelsaantal 36
  • Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

  • Filterkoffiezetapparatenaantal 3
  • Koffiemolensaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Koffiethermometersaantal 3
  • Keukenweegschalenaantal 3
  • Koffietimersaantal 3
  • Verlengkabelsaantal 4

Keuken

  • Maatbekersaantal 4
  • Schenkkanenaantal 6
  • Waterkannenaantal 4
  • Dienbladenaantal 6
  • Snijplankenaantal 2
  • Broodmessenaantal 2
  • Opslagbakkenaantal 8

Decoratie

  • Proefstationbordenaantal 6
  • Tafelbordjesaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 36
  • Pennenaantal 40

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4

Verlichting

  • Tafellampenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de praktische indeling minstens één dag vooraf. Zet per proefstation de proefglazen, proefstationborden, pennen en formulieren klaar en controleer of er een tafel, stoel en stroompunt beschikbaar zijn.
  • Portioneer de koffiebonen vóór de proeverij per koffie en zet de benodigde hoeveelheden in aparte opslagbakken. Zo hoef je tijdens het programma niet meer te wegen of verpakkingen open te maken.
  • Test alle koffieapparatuur vooraf met de beschikbare verlengkabels. Controleer per koffiezetapparaat, koffiemolen, waterkoker en timer of er een bruikbaar stopcontact en voldoende werkruimte is.
  • Richt de registratietafel in vóór de eerste gast arriveert. Leg de bijgewerkte deelnemerslijst, naamkaartjes en pennen klaar en brief het ontvangstteam over dieetwensen en de starttijd.
  • Zet water en melk niet alleen bij het proefstation, maar ook op een vaste plek waar deelnemers zelf kunnen bijvullen. Plan hapjes die tussen de koffies passen en gebruik aparte snijplanken en serveerlepels.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb je nodig voor een koffieproeverij?
Reken voor een proeverij met kleine proefporties op ongeveer 15 tot 20 gram koffie per deelnemer per koffiesoort. Voor 10 deelnemers en 5 koffies heb je daarmee 750 tot 1.000 gram koffiebonen nodig, exclusief een kleine reserve.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig per persoon?
Gebruik minimaal één proefglas per koffiesoort per deelnemer als je alles naast elkaar wilt laten staan. Voor 12 deelnemers en 5 koffies zijn dat 60 proefglazen; met 10 procent reserve kom je uit op 66 glazen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een koffieproeverij versturen?
Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de proeverij op, zodat je koffie, hapjes, glazen en formulieren kunt aanpassen.
Hoe lang duurt een koffieproeverij?
Plan voor 4 tot 6 koffies ongeveer 90 tot 120 minuten, inclusief ontvangst en uitleg. Reken per koffie op 10 tot 15 minuten voor proeven, notities en bespreking en houd vooraf minstens 30 minuten opbouwtijd aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!