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Kaffeeverkostung organisieren: die praktische Checkliste

Bei einer Kaffeeverkostung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt und die Unterschiede zwischen den Bohnen erkennbar sind. Lege Ort, Datum und Anbieter früh fest, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du die Ausstattung, portionierst die Bohnen und bereitest Bewertungsunterlagen vor. Am Veranstaltungstag brauchst du klar beschriftete Probierstationen, Wasser, passende Gläser und ein eingewiesenes Empfangsteam.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Kaffeeanbieter festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkostungsgläser reservieren

  • Kaffeebohnen bestellen

  • Programm und Protokollformular erstellen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kaffeeausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Kaffeebohnen portionieren

    2 Personen

  • Bewertungsformulare drucken

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    2 Personen

  • Probierstationen einrichten

    3 Personen

  • Kaffeemaschinen aufstellen

    2 Personen

  • Wasser und Milch bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Empfangsteam briefen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Kaffeeverkostung erklären

  • Erste Kaffeerunde servieren

    3 Personen

  • Testformulare erläutern

  • Zweite Kaffeerunde servieren

    3 Personen

  • Snacks und Wasser nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeemaschine auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kaffeemaschinen ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Kaffeeausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • ProbiergläserAnz. 150
  • WassergläserAnz. 36
  • KaffeetassenAnz. 36
  • ServierplattenAnz. 36
  • TeelöffelAnz. 36
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeefiltergeräteAnz. 3
  • KaffeemühlenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • Kaffee-ThermometerAnz. 3
  • KüchenwaagenAnz. 3
  • KaffeetimerAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • MessbecherAnz. 4
  • KaraffenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 4
  • TablettsAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8

Dekoration

  • Versuchsstation-SchilderAnz. 6
  • TischschilderAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 36
  • StifteAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort und Datum mindestens 4 Wochen vorher und lege den Kaffeeanbieter fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du die Anzahl der Bohnen, Gläser und Stationen realistisch planen.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Verkostung. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und reserviere Probiergläser mit einer kleinen Reserve.
  • Prüfe Kaffeeausrüstung, Verlängerungskabel und Stromanschlüsse 2 bis 3 Tage vorher. Teste Kaffeemühlen, Wasserkocher, Filtergeräte, Waagen und Timer einmal gemeinsam, statt sie erst beim Aufbau auszuprobieren.
  • Portioniere die Kaffeebohnen am Vortag und beschrifte jede Portion eindeutig. Bereite außerdem Bewertungsformulare und das Protokoll vor, damit während der Verkostung niemand nach Papier oder Stiften suchen muss.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, richte danach Probierstationen und Kaffeemaschinen ein und fülle Wasser, Milch sowie Snacks erst kurz vor dem Empfang nach.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kaffeeverkostung organisieren?
Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Ort, Datum und Kaffeeanbieter. Die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Probiergläser braucht man pro Person?
Plane mindestens 1 Probierglas pro Verkostungsprobe und Person ein; bei mehreren Kaffees sind zusätzliche Gläser sinnvoll. Halte außerdem etwa 10 Prozent Reserve für Bruch oder Nachmeldungen bereit.
Wie lange dauert der Aufbau einer Kaffeeverkostung?
Für einen vollständigen Aufbau solltest du ungefähr 90 Minuten einplanen. Dazu gehören Mobiliar, Tischdecken, Stationen, Kaffeemaschinen, Beschilderung, Wasser, Milch und Snacks.
Was sollte man bei einer Kaffeeverkostung nicht vergessen?
Häufig fehlen Bewertungsformulare, Stifte, Wasser zum Neutralisieren und eindeutige Stationsschilder. Lege diese Dinge spätestens am Vortag bereit und prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich Stromanschlüsse und Verlängerungskabel.

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