Organiser un défilé de lanternes, étape par étape

Un défilé de lanternes se prépare d’abord comme un déplacement collectif, puis comme une animation. Commencez par fixer la date, les lieux de départ et d’arrivée, avant de faire valider l’itinéraire et les mesures de circulation. Le nombre de participants détermine ensuite les besoins en bénévoles, en lanternes et en signalisation. Les derniers jours servent surtout à tester l’éclairage, vérifier la météo et confirmer que chacun sait où se rendre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2 personnes
2
Définir l’itinéraire
3 personnes
3
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Confirmer le lieu de départ
6
Confirmer le lieu final
7
Réserver les fournisseurs
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Rédiger les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Déterminer le nombre de participants
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Créer une carte d'itinéraire
16
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
17
Commander des lanternes
18
Tester l’éclairage
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Rappeler les participants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer le matériel
2 personnes
23
Vérifier les lanternes
3 personnes
24
Monter les mâts de lampions
4 personnes
25
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
26
Imprimer les consignes pour les bénévoles
27
Préparer les en-cas
4 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Mettre en place la table de départ
3 personnes
31
Aménager le site d’arrivée
3 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

39
Accueillir les bénévoles
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
42
Distribuer des lanternes
4 personnes
43
Distribuer les lanternes
2 personnes
44
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Rassembler les participants
4 personnes
50
Allumer les lanternes
4 personnes
51
Lancer le défilé
3 personnes
52
Accompagner l’avant-garde
3 personnes
53
Encadrer la fin de course
3 personnes
54
Sécuriser les croisements
6 personnes
55
Dégager le parcours
4 personnes
56
Accueillir les participants égarés
2 personnes
57
Dissoudre le cortège
3 personnes
58
Servir le dernier verre
3 personnes
59
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

60
Ranger les lampions
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
63
Démonter l’éclairage
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Évacuer les déchets
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger les restes
2 personnes
72
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Couverturesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 12
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Décoration

Lampions en papierqté 180
Bâtons de lampionqté 180
Porte-pilesqté 180
Guirlandes décorativesqté 8
Ballonsqté 100
Décoration de tableqté 10

Équipement

Mégaphoneqté 2
Enceinte Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 16
Cônes de signalisationqté 20
Barrières de fouleqté 8
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Signalisation

Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Craieqté 12
Cartes d'itinéraireqté 100

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Organisation

Caisse ou coffre à argent
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 20
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 200
Caisses de rangementqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations. Faites valider le parcours et les mesures de circulation, puis joignez une carte indiquant clairement le départ, l’arrivée et les points de repère.
Répartissez les bénévoles par rôle au lieu de les mobiliser uniquement le jour même. Prévoyez des personnes en tête, au milieu et en fin de cortège, ainsi qu’un responsable joignable par talkie-walkie.
Testez chaque type de lanterne au moins quelques jours avant le défilé. Vérifiez les piles, les porte-piles, les rallonges et les guirlandes LED afin de remplacer le matériel défaillant avant le montage.
Préparez la signalisation et le matériel de sécurité avant l’arrivée du public. Les panneaux directionnels, cônes, barrières, gilets et lampes de poche doivent être regroupés par zone, pas dispersés dans plusieurs cartons.
Envoyez un rappel aux participants la veille avec l’heure de rendez-vous, le lieu de départ, la durée prévue et le plan du parcours. Vérifiez aussi les prévisions météo et prévoyez des couvertures ou des tentes si les conditions l’exigent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de lanternes ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le parcours, obtenir l’autorisation, réserver les fournisseurs et recruter les bénévoles. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, les achats et les tests d’éclairage.
Quand faut-il demander l’autorisation pour l’itinéraire ?: Faites la demande dès que le parcours et les lieux de départ et d’arrivée sont définis, idéalement 4 à 6 semaines avant le défilé. N’envoyez pas les invitations avant d’avoir vérifié que l’itinéraire peut être utilisé.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de lanternes ?: Répartissez les bénévoles en trois zones au minimum : tête, centre et fin du cortège. Pour un petit défilé, prévoyez au moins 1 responsable par zone, puis ajoutez des personnes selon le nombre de participants et les traversées de rue.
Quand tester les lanternes et l’éclairage ?: Testez les lanternes, les piles et les guirlandes LED 3 à 7 jours avant l’événement, puis faites une vérification rapide le jour même. Cela laisse le temps de remplacer les piles, les câbles ou les lanternes défectueuses.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.