Organiser un défilé aux flambeaux sans rien oublier

Un défilé aux flambeaux se prépare comme un événement itinérant : le parcours, la sécurité et la coordination doivent être réglés avant les invitations. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation des points de départ et d’arrivée au contrôle final de l’itinéraire. Prévoyez aussi des responsables clairement identifiés, des moyens de communication et un dispositif d’extinction adapté aux torches. Les dernières vérifications se font le jour même, notamment pour la météo et les accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier l’assurance
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des bénévoles
2 personnes
Planifier les agents de circulation
2 personnes
Assurer la présence des secours
Parcourir l’itinéraire en entier
3 personnes
Noter les risques le long de l'itinéraire
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Commander des torches et du matériel de sécurité
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les consignes aux bénévoles
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Rassembler les numéros d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Définir les postes de secours
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
Trier les gilets des bénévoles
Compter les torches
2 personnes
Stocker les torches au sec
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Recharger les moyens de communication
2 personnes
Vérifier définitivement les prévisions météo
Rendre le lieu de départ propre et sûr
3 personnes
Rendre le lieu final propre et sûr
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer les postes de secours
3 personnes

Événement

Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Distribuer les flambeaux
4 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Guider l’avant-garde jusqu’à la ligne de départ
2 personnes
Lancer la marche aux flambeaux
3 personnes
Sécuriser les croisements
6 personnes
Accompagner les participants le long du parcours
8 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Distribuer de l'eau et des boissons chaudes
3 personnes
Accueillir en toute sécurité au point d’arrivée
4 personnes
Éteindre les torches allumées
4 personnes
Récupérer les restes de torches
3 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Collecter les déchets le long du parcours
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ et d’arrivée
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
2 personnes
Enregistrer les dégâts et les objets trouvés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Chargeurs de téléphoneqté 4

Sécurité

Torchesqté 180
Supports de torchesqté 180
Briquetsqté 20
Bacs métalliques d'extinctionqté 8
Seauxqté 12
Couvertures anti-feuqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Casques de sécuritéqté 4
Gilets réfléchissantsqté 30
Gants de travailqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Lampes de pocheqté 12

Signalisation

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Porte-affichesqté 20
Cônesqté 30
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 4

Inscription

Panneau de la table d’inscription
Formulaires d’inscriptionqté 220
Stylos à billeqté 30
Braceletsqté 220
Autocollants numérotésqté 220
Cartes d'itinéraireqté 220
Panneaux d'informationqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tassesqté 120
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Gants thermiquesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations. Réservez les lieux de départ et d’arrivée suffisamment tôt pour éviter de devoir modifier le parcours.
Parcourez l’itinéraire en entier au moins deux fois : une première fois pour relever les risques, puis une seconde fois peu avant le défilé. Notez les passages étroits, les croisements et les endroits où les barrières ou cônes seront nécessaires.
Répartissez les bénévoles par postes et transmettez leurs consignes avant le jour J. Prévoyez des talkies-walkies ou des téléphones chargés, ainsi qu’une liste unique des numéros d’urgence.
Ne limitez pas la sécurité aux torches : préparez des bacs métalliques d’extinction, des seaux, des couvertures anti-feu, des extincteurs et des trousses de premiers secours. Les responsables qui manipulent le matériel doivent savoir où il se trouve avant le départ.
Faites une dernière vérification de la météo et de la liste des participants le jour du défilé. Installez la signalisation, les éclairages et le matériel de sécurité avant l’arrivée du public, puis réinspectez le parcours juste avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un défilé aux flambeaux ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, réserver les lieux, confirmer l’assurance, recruter les bénévoles et commander les torches et le matériel de sécurité.
Quelles autorisations faut-il demander pour un défilé aux flambeaux ?: Cela dépend du parcours et de la commune, mais prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour contacter les autorités compétentes. Vérifiez les règles liées à l’occupation de l’espace public, à la circulation, au feu et à la présence éventuelle de secours.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour chaque poste sensible et 1 bénévole supplémentaire par groupe de 20 à 30 participants. Ajoutez des personnes dédiées à la circulation, aux premiers secours, au départ, à l’arrivée et à la coordination générale.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire une dernière fois ?: Faites une réinspection complète dans les 24 heures précédant le défilé, puis un contrôle rapide juste avant le départ. Vérifiez notamment les obstacles, les travaux, la signalisation, les accès des secours et l’emplacement du matériel d’extinction.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.