Organiser un défilé aux flambeaux, étape par étape

Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un rassemblement. Commencez par fixer la date, le point de départ et l’arrivée avant de demander les autorisations nécessaires. Repérez ensuite chaque portion du trajet, prévoyez une alternative et répartissez les bénévoles aux endroits sensibles. Le jour venu, les consignes, les extincteurs et la coordination des secours doivent être prêts avant l’allumage des torches.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
4
Noter les risques le long du parcours
2 personnes
5
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
7
Vérifier les informations d'assurance
8
Confirmer le lieu de départ
9
Confirmer le lieu final
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
15
Assurer la présence des secours
16
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
17
Collecter les coordonnées des participants
18
Rassembler les numéros d’urgence
19
Commander des torches
20
Réserver des extincteurs
21
Réserver tables et tentes
22
Établir le plan d'itinéraire
2 personnes
23
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
24
Imprimer le déroulé
25
Envoyer les informations aux participants
26
Vérifier les prévisions météo
27
Communiquer la décision en cas de mauvais temps
2 personnes
28
Vérifier les torches et le combustible
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
31
Balisage du parcours en journée
3 personnes
32
Préparer les listes d’enregistrement
33
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
34
Préparer les bracelets

Événement

35
Aménager le point de départ et d’arrivée
5 personnes
36
Installer les tables et les chaises
3 personnes
37
Installer les tentes de fête
4 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
40
Placer les cônes de sécurité
3 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
42
Aménager le point de distribution des torches
2 personnes
43
Aménager le poste de premiers secours
2 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Préparer le café et le thé
2 personnes
46
Préparer les en-cas
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
2 personnes
48
Enregistrer les participants
3 personnes
49
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
50
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
51
Distribuer les flambeaux
3 personnes
52
Allumer les torches en toute sécurité
4 personnes
53
Positionner l’avant-garde
2 personnes
54
Positionner l'arrière-garde
2 personnes
55
Encadrer la marche aux flambeaux
8 personnes
56
Occuper les points de circulation
4 personnes
57
Vérifier l’éclairage du trajet
2 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches
2 personnes
60
Accueillir l'arrivée des participants
3 personnes
61
Récupérer les torches allumées
3 personnes
62
Éteindre les restes de torches en toute sécurité
3 personnes
63
Servir le café et le thé
2 personnes
64
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
65
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

66
Récupérer la décoration
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
68
Démonter les tentes de fête
4 personnes
69
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
70
Retirer les cônes de sécurité
2 personnes
71
Faire la vaisselle
2 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Évacuer les déchets
2 personnes
74
Compter le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Stocker les torches restantes
2 personnes
77
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
2 personnes
78
Noter les dommages sur le matériel
79
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 10
Lampes frontalesqté 8
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2

Matériel de sport

Torchesqté 180
Supports de torchesqté 180
Briquetsqté 12
Longues allumettesqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Couvertures anti-feuqté 4
Seauxqté 8
Bidons d'eauqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 12
Lunettes de sécuritéqté 12
Cônes de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 6
Brassards réfléchissantsqté 30

Signalisation

Panneaux de directionqté 18
Panneaux indicateursqté 24
Piquets en boisqté 50
Serre-câblesqté 100
Ruban réfléchissantqté 4
Cartes d'itinéraireqté 220

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 220
Étiquettes nominativesqté 220
Braceletsqté 220
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Boîtes à portefeuillesqté 2

Décoration

Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux de tables hautesqté 8
Lanternesqté 12
Cordeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateauxqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Thermomètresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Supports pour serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire plusieurs jours à l’avance, de préférence à la même heure que le défilé. Notez les passages étroits, les zones mal éclairées, les obstacles et les endroits où la circulation devra être régulée.
Ne lancez pas les invitations avant d’avoir confirmé les autorisations, le lieu de départ et le lieu final. Prévoyez aussi un itinéraire alternatif au cas où une rue ou une zone deviendrait inaccessible.
Répartissez les accompagnateurs et les régulateurs avant le jour J, avec un responsable clairement identifié par point sensible. Remettez à chacun le déroulé imprimé, les numéros d’urgence et les consignes à appliquer.
Préparez le matériel incendie au point de départ et à l’arrivée, pas seulement près des torches. Prévoyez des extincteurs, des couvertures anti-feu, des seaux et des bidons d’eau, puis vérifiez leur accessibilité avant l’accueil du public.
Envoyez les informations pratiques aux participants au moins 48 heures avant le défilé. Indiquez l’heure de rassemblement, le trajet, les règles d’utilisation des torches, les vêtements adaptés et le numéro à appeler en cas de problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de demander les autorisations, de vérifier l’assurance, de repérer le parcours, de recruter les bénévoles et de confirmer les mesures de circulation.
Quand faut-il repérer le parcours d’un défilé aux flambeaux ?: Faites un premier repérage au moins 3 semaines avant l’événement, puis une dernière vérification dans les 48 heures. Contrôlez notamment l’éclairage, les obstacles, les accès pour les secours et les éventuels changements de circulation.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au minimum un accompagnateur à l’avant, un à l’arrière et un responsable pour chaque point où la circulation doit être régulée. Ajoutez une personne référente pour les secours et les urgences dès que le groupe dépasse 30 participants.
Quand envoyer les consignes aux participants ?: Envoyez-les au moins 48 heures avant le départ, puis rappelez les règles lors du rassemblement. Les consignes doivent préciser l’usage des torches, le comportement à adopter en cas de chute ou d’incendie et le point de regroupement final.

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