Checklist voor een veilige fakkeltocht
Een fakkeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en fakkels regelen. Leg eerst datum, route, locaties en vergunningen vast; daarna volgen verkeersbegeleiding, EHBO, vrijwilligers en veiligheidsmateriaal. Loop de route minimaal twee keer volledig na, zodat je donkere stukken, obstakels en risico’s op tijd ziet. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te organiseren en niets te vergeten voor de start.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Controleer vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen voordat je de uitnodigingen verstuurt. Bij een route door openbare straten moet je ook omwonenden informeren en verkeersbegeleiders inplannen.
- Plan de route-inspectie niet alleen overdag. Loop de volledige route minstens één keer in het donker na en noteer waar routeborden, verlichting, afzethekken of extra begeleiding nodig zijn.
- Maak een aparte start- en eindpost met een tafel, deelnemerslijst, portofoons en een duidelijke routekaart. Houd daar ook noodnummers, EHBO-koffers en telefoonopladers beschikbaar.
- Regel per fakkel een veilige manier om die aan te steken, te dragen en te doven. Zet metalen blusbakken en emmers op vaste plekken en wijs vooraf aan welke vrijwilliger toezicht houdt bij het uitdelen en inleveren.
- Stuur vrijwilligersinstructies uiterlijk 3 dagen vooraf en vermeld daarin hun post, aankomsttijd, telefoonnummer en taak. Laat verkeersbegeleiders, EHBO en routebegeleiders vóór vertrek kort gezamenlijk oefenen met de portofoons en noodprocedure.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een fakkeltocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, route, start- en eindlocatie, vergunningen en verzekering; plan daarna de vrijwilligers en het materiaal.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een fakkeltocht?
- Reken minimaal op één begeleider per routepost, plus een aparte EHBO-bezetting, een coördinator en verkeersbegeleiders op kruisingen. Maak de definitieve planning nadat je de route volledig hebt nagelopen en alle risicopunten hebt gemarkeerd.
- Hoe vaak moet je de route van een fakkeltocht controleren?
- Loop de route minstens twee keer volledig na: één keer tijdens de voorbereiding en nogmaals kort voor de tocht. Doe minimaal één inspectie in het donker en controleer de route opnieuw op de dag zelf na regen, werkzaamheden of gewijzigde afzettingen.
- Wanneer controleer je het weer voor een fakkeltocht?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de dag van de tocht. Bepaal dan of de route, fakkels, tenten en veiligheidsbezetting aangepast moeten worden en communiceer een wijziging uiterlijk enkele uren voor vertrek.