Checklist para organizar una marcha con antorchas

Una marcha con antorchas necesita más planificación que una ruta nocturna normal: hay fuego, tráfico, visibilidad y grupos en movimiento. Esta checklist reúne las tareas para fijar la fecha y el recorrido, conseguir permisos, coordinar voluntarios y preparar la salida y la llegada. También contempla las comprobaciones de seguridad, la comunicación con vecinos y la revisión final de la ruta. Úsala como calendario de trabajo y marca cada punto antes del día de la marcha.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y la fecha
2 personas
Comprobar permisos
Reservar la ubicación de salida y llegada
Comprobar el seguro
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Reclutar voluntarios
2 personas
Programar a los guías de tráfico
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Revisar toda la ruta
3 personas
Anotar los riesgos a lo largo del recorrido
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Crear un mapa de la ruta
Encargar antorchas y material de seguridad
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar instrucciones a los voluntarios
Determinar el punto de salida y llegada
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Recopilar números de emergencia
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a inspeccionar la ruta
3 personas
Fijar los puestos de ayuda
2 personas
Actualizar la lista de participantes
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Ordenar pulseras y números
2 personas
Clasificar chalecos de voluntarios
Contar las antorchas
2 personas
Guardar las antorchas en seco
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar el catering
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Cargar los medios de comunicación
2 personas
Comprobar definitivamente el pronóstico del tiempo
Dejar el punto de salida limpio y seguro
3 personas
Dejar el lugar final limpio y seguro
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Montar los puestos de primeros auxilios
3 personas

Evento

Inscribir voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir pulseras
2 personas
Repartir antorchas
4 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
Acompañar a la vanguardia hasta la posición de salida
2 personas
Iniciar la marcha de antorchas
3 personas
Asegurar los cruces
6 personas
Guiar a los participantes a lo largo de la ruta
8 personas
Atender a las personas que se quedan atrás
2 personas
Repartir agua y bebida caliente
3 personas
Recibir de forma segura el punto final
4 personas
Apagar las antorchas encendidas
4 personas
Recoger restos de antorchas
3 personas
Despedir a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Recoger la basura a lo largo de la ruta
5 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
Limpiar la ubicación de salida y llegada
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar si quedan residuos en la ruta
2 personas
Registrar daños y objetos perdidos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 24
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Equipo

Walkie-talkiescant. 10
Megáfono
Cargadores de teléfonocant. 4

Seguridad

Antorchascant. 180
Portafaconescant. 180
Encendedorescant. 20
Cubos metálicos para extinción de incendioscant. 8
Cuboscant. 12
Mantas ignífugascant. 4
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Cascos de seguridadcant. 4
Chalecos reflectantescant. 30
Guantes de trabajocant. 20
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 24
Linternascant. 12

Señalización de ruta

Señales de rutacant. 20
Carteles direccionalescant. 16
Atriles para cartelescant. 20
Conoscant. 30
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Cuerdacant. 4

Registro

Cartel de la mesa de inscripción
Formularios de registrocant. 220
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 220
Pegatinas con númeroscant. 220
Mapas de rutacant. 220
Paneles informativoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazascant. 120
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Guantes térmicoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Fija la ruta y la fecha con varias semanas de margen. Antes de abrir las inscripciones, confirma los permisos, el seguro y la disponibilidad de los puntos de salida y llegada.
Haz una primera inspección de todo el recorrido y anota riesgos concretos: cruces, tramos oscuros, estrechamientos y lugares donde las antorchas puedan acercarse a materiales combustibles.
Asigna funciones con nombres y horarios, no solo equipos. Necesitarás guías de tráfico, personal de primeros auxilios y responsables que puedan comunicarse por walkie-talkie durante la marcha.
Encarga las antorchas y el material de seguridad antes de cerrar las inscripciones. Prepara también cubos metálicos para apagar el fuego, mantas ignífugas, extintores, botiquines y guantes de trabajo.
Revisa la previsión meteorológica y vuelve a inspeccionar la ruta poco antes del evento. Actualiza la lista de participantes, confirma los puestos de ayuda y entrega a los voluntarios el mapa y las instrucciones finales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha con antorchas?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la ruta, comprobar permisos, contratar el seguro y reservar la salida y la llegada. Abre las inscripciones solo cuando esos puntos estén confirmados.
¿Qué permisos hacen falta para una marcha con antorchas?: Depende del recorrido y de la normativa local, pero debes comprobar como mínimo los permisos para usar el espacio, caminar por la vía pública y emplear fuego. Haz esta consulta antes de enviar las invitaciones, idealmente con 4 a 6 semanas de margen.
¿Cuántos voluntarios se necesitan para una marcha con antorchas?: El número depende del tamaño del grupo y de la ruta, pero asigna como mínimo responsables separados para guiar el recorrido, controlar el tráfico y atender primeros auxilios. Define los turnos y reúne a todo el equipo para una sesión informativa al menos 1 hora antes de la salida.
¿Cuándo hay que revisar la ruta por última vez?: Haz una revisión completa entre 24 y 48 horas antes y una comprobación final el mismo día. Verifica que las señales, conos, vallas, puestos de ayuda y puntos de comunicación sigan en su sitio.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.