Organiser un défilé aux flambeaux, étape par étape

Un défilé aux flambeaux se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un rassemblement. Fixez la date et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis réservez les lieux de départ et d’arrivée. Parcourez ensuite le trajet de jour et à l’heure prévue, répartissez les bénévoles et prévoyez les secours. Le soir venu, chaque poste doit connaître son emplacement, son rôle et le numéro à appeler en cas de problème.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Vérifier l’assurance
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Planifier les agents de circulation
2 personnes
10
Assurer la présence des secours
11
Parcourir l’itinéraire en entier
3 personnes
12
Noter les risques le long de l'itinéraire
2 personnes
13
Informer les riverains
2 personnes
14
Créer une carte d'itinéraire
15
Commander des torches et du matériel de sécurité
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Envoyer les consignes aux bénévoles
19
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
20
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
21
Rassembler les numéros d’urgence
22
Vérifier les prévisions météo
23
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
24
Définir les postes de secours
2 personnes
25
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
26
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
27
Trier les bracelets et les numéros
2 personnes
28
Trier les gilets des bénévoles
29
Compter les torches
2 personnes
30
Stocker les torches au sec
2 personnes
31
Faire les courses
3 personnes
32
Préparer le service traiteur
3 personnes
33
Composer les kits de démarrage
4 personnes
34
Recharger les moyens de communication
2 personnes
35
Vérifier définitivement les prévisions météo
36
Rendre le lieu de départ propre et sûr
3 personnes
37
Rendre le lieu final propre et sûr
3 personnes
38
Monter les tentes de réception
4 personnes
39
Installer les tables et les chaises
4 personnes
40
Installer l'éclairage
3 personnes
41
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
42
Installer la table traiteur
3 personnes
43
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
44
Installer les postes de secours
3 personnes

Événement

45
Inscrire les bénévoles
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes
47
Enregistrer les participants
4 personnes
48
Distribuer les bracelets
2 personnes
49
Distribuer les flambeaux
4 personnes
50
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
51
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Guider l’avant-garde jusqu’à la ligne de départ
2 personnes
55
Lancer la marche aux flambeaux
3 personnes
56
Sécuriser les croisements
6 personnes
57
Accompagner les participants le long du parcours
8 personnes
58
Encadrer les retardataires
2 personnes
59
Distribuer de l'eau et des boissons chaudes
3 personnes
60
Accueillir en toute sécurité au point d’arrivée
4 personnes
61
Éteindre les torches allumées
4 personnes
62
Récupérer les restes de torches
3 personnes
63
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

64
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
65
Collecter les déchets le long du parcours
5 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
69
Nettoyer le lieu de départ et d’arrivée
4 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Vérifier l’itinéraire pour les déchets laissés sur place
2 personnes
74
Enregistrer les dégâts et les objets trouvés
75
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Chargeurs de téléphoneqté 4

Sécurité

Torchesqté 180
Supports de torchesqté 180
Briquetsqté 20
Bacs métalliques d'extinctionqté 8
Seauxqté 12
Couvertures anti-feuqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Casques de sécuritéqté 4
Gilets réfléchissantsqté 30
Gants de travailqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 24
Lampes de pocheqté 12

Signalisation

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 16
Porte-affichesqté 20
Cônesqté 30
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 4

Inscription

Panneau de la table d’inscription
Formulaires d’inscriptionqté 220
Stylos à billeqté 30
Braceletsqté 220
Autocollants numérotésqté 220
Cartes d'itinéraireqté 220
Panneaux d'informationqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tassesqté 120
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Gants thermiquesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et les autorisations : faites valider le parcours avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une reconnaissance complète du trajet, puis une seconde inspection peu avant le défilé.
Repérez les risques qui disparaissent dans l’obscurité : croisements, trottoirs étroits, branches basses et zones sans éclairage. Installez des barrières, cônes et panneaux aux endroits où le groupe doit ralentir ou tourner.
Ne confiez pas la sécurité à une seule personne. Répartissez les bénévoles entre l’ouverture, la fermeture du cortège, les traversées de route, les postes de secours et l’accueil au départ et à l’arrivée.
Préparez le matériel incendie au même endroit que les flambeaux, mais hors de portée des enfants. Comptez les torches, supports, briquets, seaux, bacs métalliques, couvertures anti-feu et extincteurs avant le départ.
Envoyez les consignes aux participants et aux bénévoles au moins 48 heures avant l’événement. Ajoutez la carte, les horaires, les règles de manipulation des flambeaux, le point de rendez-vous et les numéros d’urgence.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réserver les lieux, recruter les bénévoles et commander le matériel. Gardez les 7 derniers jours pour la météo, la liste des participants et la dernière inspection du parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé aux flambeaux ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, en plus des personnes affectées aux routes et aux secours. Pour 100 participants, cela représente environ 7 à 10 bénévoles, selon la longueur et la complexité du parcours.
Quand faut-il vérifier la météo pour un défilé aux flambeaux ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et le jour même avant le départ. Définissez à l’avance le délai et la personne chargée de reporter ou d’annuler si le vent ou la pluie rendent les flambeaux dangereux.
Que faut-il prévoir pour la sécurité des flambeaux ?: Prévoyez des supports, des briquets, des gants de travail, des gilets réfléchissants et un moyen d’extinction à chaque zone sensible. Placez les seaux, bacs métalliques, couvertures anti-feu et extincteurs avant l’arrivée des participants, pas après le début du défilé.

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