Fackelzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fackelzug braucht mehr Vorbereitung als ein normaler Umzug: Feuer, Verkehr und eine feste Route müssen gleichzeitig geplant werden. Lege zuerst Datum, Start- und Zielort sowie die Strecke fest und prüfe frühzeitig alle Genehmigungen. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung, Anwohnerinformation und Sicherheitsausrüstung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur letzten Routenprüfung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Start- und Zielort reservieren
Versicherung prüfen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrshelfer einplanen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Route vollständig ablaufen
3 Personen
Risiken entlang der Strecke notieren
2 Personen
Anwohner informieren
2 Personen
Routenkarte erstellen
Fackeln und Sicherheitsmaterial bestellen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anweisungen für Freiwillige versenden
Start- und Zielpunkt festlegen
2 Personen
Verkehrsplan ausarbeiten
2 Personen
Notrufnummern sammeln
Wettervorhersage prüfen
Route erneut inspizieren
3 Personen
Hilfsstationen festlegen
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Nummern sortieren
2 Personen
Freiwilligenwesten sortieren
Fackeln zählen
2 Personen
Fackeln trocken lagern
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Starterpakete zusammenstellen
4 Personen
Kommunikationsmittel aufladen
2 Personen
Wettervorhersage endgültig prüfen
Startort sauber und sicher machen
3 Personen
Endlocation sauber und sicher machen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Hilfsstationen einrichten
3 Personen

Event

Freiwillige anmelden
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Fackeln austeilen
4 Personen
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Vordergruppe zum Startpunkt begleiten
2 Personen
Fackelzug starten
3 Personen
Kreuzungen absichern
6 Personen
Teilnehmer entlang der Route begleiten
8 Personen
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
Wasser und warme Getränke ausgeben
3 Personen
Zielpunkt sicher empfangen
4 Personen
Brennende Fackeln löschen
4 Personen
Fackelreste einsammeln
3 Personen
Letzte Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Abfall entlang der Route sammeln
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Start- und Zielbereich reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Route auf zurückgelassenen Müll kontrollieren
2 Personen
Schäden und Fundsachen registrieren
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 24
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 10
Megafon
TelefonladegeräteAnz. 4

Sicherheit

FackelnAnz. 180
FackelhalterAnz. 180
FeuerzeugeAnz. 20
Metall-BrandbehälterAnz. 8
EimerAnz. 12
LöschdeckenAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitshelmeAnz. 4
WarnwestenAnz. 30
ArbeitshandschuheAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 24
TaschenlampenAnz. 12

Wegweisung

WegweiserAnz. 20
WegweiserAnz. 16
SchildständerAnz. 20
KegelAnz. 30
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6
SeilAnz. 4

Registrierung

Anmeldetisch-Schild
RegistrierungsformulareAnz. 220
KugelschreiberAnz. 30
ArmbänderAnz. 220
NummernaufkleberAnz. 220
RoutenpläneAnz. 220
InfotafelnAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TassenAnz. 120
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 8

Küche

WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ThermohandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandfegerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Fackelzug. Für eine öffentliche Strecke können zusätzlich Verkehrshelfer, Absperrgitter und ein abgestimmter Verkehrsplan nötig sein.
Laufe die Route zweimal vollständig ab: einmal bei der Planung und ein zweites Mal kurz vor dem Termin. Notiere Engstellen, Baustellen, schlecht beleuchtete Abschnitte und geeignete Hilfsstationen.
Plane die Helfer nach Aufgaben statt nur nach Personenanzahl. Verkehrshelfer, Ersthelfer und Streckenposten brauchen Funkgeräte, Warnwesten, Taschenlampen und klare Anweisungen vor dem Start.
Bestelle Fackeln und Brandschutzmaterial nicht erst in der Veranstaltungswoche. Halte Fackelhalter, Metall-Brandbehälter, Eimer, Löschdecken und Feuerlöscher am Start, entlang der Strecke und am Ziel bereit.
Schließe die Teilnehmerliste spätestens am Vortag ab und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. Prüfe am Veranstaltungstag die Wettervorhersage, aktualisiere Notrufnummern und verschicke die letzten Anweisungen an alle Freiwilligen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Fackelzug anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Prüfung der Genehmigungen. Sobald Route, Datum und Start- sowie Zielort feststehen, kannst du die zuständigen Stellen und die Versicherung klären.
Wie viele Helfer braucht ein Fackelzug?: Eine feste Zahl hängt von Teilnehmerzahl und Streckenlänge ab. Plane mindestens je eine verantwortliche Person für Verkehr, Erste Hilfe, Start, Ziel und jede wichtige Kreuzung ein; teile die Route anschließend in überschaubare Streckenabschnitte auf.
Was braucht man für die Sicherheit bei einem Fackelzug?: Zur Grundausstattung gehören Fackelhalter, Metall-Brandbehälter, Eimer, Löschdecken, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Koffer, Warnwesten und Arbeitshandschuhe. Ergänze je nach Strecke Absperrgitter, Verkehrskegel, Taschenlampen und Funkgeräte.
Wann sollte man die Route eines Fackelzugs kontrollieren?: Laufe die Strecke bei der Planung vollständig ab und kontrolliere sie ein zweites Mal kurz vor dem Termin. Die letzte Prüfung sollte spätestens am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Teilnehmer erfolgen, damit Baustellen, Wetterfolgen oder neue Gefahren berücksichtigt werden.

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