Gravelwedstrijd organiseren: checklist van route tot finish
Een gravelwedstrijd organiseren begint niet bij de startboog, maar bij het wedstrijdformat en de route. Leg eerst afstand, startprocedure en deelnemersinformatie vast; vraag daarna vergunningen aan en reserveer de startlocatie. In de laatste weken regel je tijdregistratie, verzekering, vrijwilligers en verkeerspunten. Controleer de route kort voor de wedstrijd opnieuw en leg routepijlen, startnummers, portofoons en fietsgereedschap klaar. Deze checklist volgt die volgorde, zodat je minder op de wedstrijddag hoeft te improviseren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Gravelroute uitwerken
3 personen
Routevergunningen aanvragen
2 personen
Startlocatie reserveren
Tijdregistratie regelen
2 personen
Verzekering controleren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routekaart publiceren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routeverkenning uitvoeren
3 personen
Verkeerspunten bepalen
2 personen
Medische contactlijst maken
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Vrijwilligersbriefing klaarzetten
Terrein afzetten
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Routepijlen uitzetten
4 personen
Waarschuwingsborden plaatsen
3 personen
Verkeersposten bemannen
6 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
EHBO-materialen klaarleggen
2 personen
Inschrijftafels inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Event
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Start begeleiden
4 personen
Routeposten bemannen
8 personen
Ronde- en doorkomsttijden registreren
2 personen
Pechhulp langs de route bieden
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finish begeleiden
4 personen
Finishers registreren
2 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Routepijlen ophalen
4 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Tijdregistratie afsluiten
2 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Routeafval nalopen
3 personen
Uitslag publiceren
Deelnemersfoto's versturen
Declaraties verwerken
2 personen
Vergunningen afmelden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 6
- Startboog
- Afzethekkenaantal 20
- Dranghekkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
- Podiumdelenaantal 4
- Opbergkrattenaantal 12
Sportmateriaal
- Routepijlenaantal 80
- Routebordjesaantal 30
- Startnummersaantal 150
- Nummerhoudersaantal 150
- Markeerlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Reservefietspompenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Binnenbandenaantal 20
- Fietsgereedschapssetsaantal 4
- Fietspaddockmattenaantal 4
- Bidonkrattenaantal 8
- Medaillelintenaantal 10
- Medaillesaantal 10
- Prijzenbekersaantal 3
Apparatuur
- Tijdregistratiesysteem
- Laptopsaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Portofoonsaantal 10
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Oplaadstationsaantal 2
- Handmegafonenaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- AED
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Werkhandschoenenaantal 12
- Zaklampenaantal 8
- Nooddekensaantal 15
- Brancard
- Brandblussersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 180
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Schaaltjesaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Evenementbanneraantal 2
- Pijlbannersaantal 6
- Podiumachterwand
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Handvegersaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Vraag routevergunningen zo vroeg mogelijk aan: plan hiervoor minimaal 8 weken vóór de wedstrijd en controleer daarna per verkeerspunt wie toezicht houdt. Zet de definitieve routekaart pas online nadat de routeverkenning is afgerond.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld daarin de starttijd, routekaart, aanmeldprocedure, verplichte gegevens en wat deelnemers zelf aan fiets- en veiligheidsmateriaal moeten meenemen.
- Maak de vrijwilligersindeling niet alleen per taak, maar ook per tijdsblok. Reserveer minstens 1 coördinator met portofoon voor de startlocatie en leg een medische contactlijst klaar voordat de eerste deelnemer vertrekt.
- Test het tijdregistratiesysteem met alle laptops en tablets minimaal 1 dag vooraf. Sorteer startnummers op volgorde en houd een aparte stapel voor late wijzigingen of ontbrekende deelnemers.
- Controleer de routepijlen en routebordjes opnieuw op de dag vóór de wedstrijd. Leg reservepijlen, markeerlint en verkeerskegels apart in een voertuig, samen met reservefietspompen, binnenbanden en bandenlichters voor pech onderweg.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gravelwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de route en de startlocatie. Vraag vergunningen en controleer de verzekering zodra de route vastligt; deelnemersinformatie verstuur je uiterlijk 7 dagen voor de start.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gravelwedstrijd?
- Maak voor elk verkeerspunt en elke vaste post minimaal één vrijwilliger beschikbaar, plus 2 coördinatoren voor start, finish en wijzigingen. Voeg bij een route met meerdere afgelegen punten een mobiele ploeg met portofoon toe.
- Wanneer moet ik de gravelroute controleren?
- Plan een volledige routeverkenning enkele weken vóór de wedstrijd en controleer de route opnieuw 1 dag vooraf. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, modder, ontbrekende pijlen en verkeerspunten.
- Wat moet ik klaarzetten voor pech tijdens een gravelwedstrijd?
- Leg per mobiele ploeg minimaal een fietspomp, bandenlichters, binnenbanden en een fietsgereedschapsset klaar. Controleer dit materiaal de dag vóór de wedstrijd en vervoer het in een herkenbare krat of wagen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.