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Schotterrennen organisieren: die Checkliste für die Planung

Ein Schotterrennen steht und fällt mit einer geprüften Strecke, klaren Regeln und einem Ablauf, den Helfer und Teilnehmende verstehen. Plane Genehmigungen, Startort und Zeitmessung frühzeitig und verschicke die Streckenkarte samt Teilnehmerinformationen vor dem Renntag. Kurz vor dem Start zählen praktische Kontrollen: Wetter, Verkehrspunkte, Wegweiser, Fahrräder und Werkzeug. Diese Checkliste bündelt 78 Aufgaben und 71 benötigte Gegenstände in der Reihenfolge, in der du sie typischerweise organisierst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfformat festlegen

    2 Personen

  • Gravelroute ausarbeiten

    3 Personen

  • Routen-Genehmigungen beantragen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Zeiterfassung organisieren

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Wettkampfreglement erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Streckenkarte veröffentlichen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Startnummern entwerfen

  • Streckenbesichtigung durchführen

    3 Personen

  • Verkehrspunkte festlegen

    2 Personen

  • Medizinische Kontaktliste erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Route erneut prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Fahrräder und Werkzeug prüfen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Briefing für Freiwillige vorbereiten

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Start- und Zielbogen aufstellen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • Warnschilder aufstellen

    3 Personen

  • Verkehrsposten besetzen

    6 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Stromversorgung testen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Anmeldetische einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Brötchen und Obst bereitstellen

    3 Personen

  • Volunteer-Briefing geben

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer anmelden

    4 Personen

  • Startnummern ausgeben

    3 Personen

  • Fahrradkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Start begleiten

    4 Personen

  • Streckenposten besetzen

    8 Personen

  • Runden- und Durchgangszeiten erfassen

    2 Personen

  • Pannenhilfe entlang der Route leisten

    2 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Zum Ziel begleiten

    4 Personen

  • Zieleinläufe erfassen

    2 Personen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Ergebnis prüfen

    2 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    3 Personen

  • Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Routenpfeile abholen

    4 Personen

  • Verkehrsschilder entfernen

    3 Personen

  • Zeitmessung abschließen

    2 Personen

  • Müll einsammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien ins Lager bringen

    3 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Streckenabfall kontrollieren

    3 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmerfotos versenden

  • Abrechnungen bearbeiten

    2 Personen

  • Genehmigungen abmelden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 30
  • BiertischeAnz. 6
  • Startbogen
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2
  • BühnenelementeAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 80
  • WegweiserAnz. 30
  • StartnummernAnz. 150
  • NummernhalterAnz. 150
  • AbsperrbandAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
  • ReifenheberAnz. 8
  • SchläucheAnz. 20
  • FahrradreparatursetsAnz. 4
  • Fahrrad-PaddockmattenAnz. 4
  • TrinkkastenkistenAnz. 8
  • MedaillenbänderAnz. 10
  • MedaillenAnz. 10
  • PokalpreiseAnz. 3

Ausstattung

  • Zeitmesssystem
  • LaptopsAnz. 2
  • TabletsAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 10
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • HandmegafoneAnz. 3

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
  • AED
  • SicherheitswestenAnz. 20
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 8
  • NotfalldeckenAnz. 15
  • Trage
  • FeuerlöscherAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 180
  • Mehrweg-TellerAnz. 150
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 30

Dekoration

  • EventbannerAnz. 2
  • PfeilbannerAnz. 6
  • Bühnenrückwand

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • HandfegerAnz. 4

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage Routengenehmigungen, reserviere den Startort und kläre die Versicherung mehrere Wochen vor dem Rennen. Ohne diese drei Punkte solltest du die Anmeldung nicht endgültig öffnen.
  • Lege Wettkampfformat und Reglement fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Anmeldeformular, Startnummern und Teilnehmerinformationen mit denselben Angaben erstellen.
  • Plane Helfer nicht nur für den Start ein: Teile sie auch für Verkehrspunkte, Streckenkontrolle, Zeitmessung und Zielbereich ein. Funkgeräte und eine medizinische Kontaktliste helfen bei kurzen Entscheidungswegen.
  • Führe die Streckenbesichtigung vor der Veröffentlichung der Streckenkarte durch und prüfe die Route kurz vor dem Renntag erneut. Bereite Wegweiser, Absperrband und Verkehrskegel getrennt nach Streckenabschnitten vor.
  • Kontrolliere Fahrräder und Werkzeug vor dem Start und richte einen Reparaturpunkt mit Ersatzpumpen, Reifenhebern, Schläuchen und Reparatursets ein. Ergänze die Verpflegungsplanung um erfasste Ernährungswünsche, statt sie erst am Renntag abzufragen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Schotterrennen anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Format, Reglement, Strecke und Startort feststehen. Plane für Genehmigungen und Versicherungsprüfung mehrere Wochen Vorlauf ein und sende die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Rennen.
Was muss ich für die Strecke eines Schotterrennens organisieren?
Du brauchst eine ausgearbeitete und besichtigte Gravelroute, die erforderlichen Genehmigungen sowie einen Plan für Verkehrspunkte. Stelle Wegweiser, Absperrband und Verkehrskegel vor dem Renntag nach Streckenabschnitten bereit und prüfe die Route am Vortag erneut.
Wie viele Helfer braucht ein Schotterrennen?
Die Zahl hängt von Teilnehmerzahl und Streckenlänge ab; plane mindestens eine besetzte Funktion pro Verkehrspunkt sowie eigene Helfer für Start, Ziel, Zeitmessung und Reparaturbereich. Teile alle Freiwilligen spätestens 3 bis 5 Tage vorher ein und verschicke den Einsatzplan.
Welche Ausrüstung darf bei einem Schotterrennen nicht fehlen?
Für Organisation und Sicherheit brauchst du unter anderem Zeitmesssystem, Funkgeräte, Lautsprecher, Startnummern und Wegweiser. Für Pannen gehören Ersatz-Fahrradpumpen, Reifenheber, Schläuche und Fahrradreparatursets an den Reparaturpunkt; teste das Material spätestens am Vortag.

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