Organiser un relais sans rien oublier
Un relais demande plus qu’un parcours et un témoin à transmettre. Il faut coordonner les inscriptions, les équipes, les bénévoles, le balisage, le ravitaillement et l’accueil le même jour. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, depuis la réservation du lieu jusqu’à l’enregistrement des participants. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : cartes d’itinéraire, dossards, batteries, trousse de secours et solution de repli en cas de météo défavorable.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu et l’itinéraire
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
Définir l'itinéraire et les distances
2 personnes
Former les équipes
2 personnes
Établir la liste de départ
Répartir les bénévoles
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
Imprimer les cartes d'itinéraire
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les prix et les médailles
Vérifier les prévisions météo
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Aménager le point de boissons et de soins
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Distribuer les bâtons de relais d'équipe
2 personnes
Faire le briefing des participants
2 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Lancer le relais
3 personnes
Tenir les points de relais
6 personnes
Enregistrer les horaires et les manches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les participants
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir à manger et à boire
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix et les médailles
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches et marquages du parcours
4 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Ensembles de tables de bièreqté 6
Matériel de sport
- Témoins de relaisqté 12
- Cônesqté 40
- Numéros de départqté 80
- Épingles de sûretéqté 160
- Flèches de directionqté 40
- Ruban de balisageqté 6
- Craie de trottoirqté 6
- Chronomètresqté 4
Équipement
- Mégaphonesqté 2
- Tablettesqté 2
- Batteries externesqté 4
- Rallongesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Compresses froidesqté 12
Catering
- Glacièresqté 4
- Distributeurs d'eauqté 3
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Saladiers de serviceqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Bannière départ-arrivée
Nettoyage
- Poubellesqté 6
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez le parcours et les distances avant de former les équipes : imprimez ensuite une carte par équipe et prévoyez des flèches à chaque changement de direction.
- Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant le relais afin de traiter les besoins alimentaires, établir la liste de départ et calculer les quantités de catering sans improviser.
- Répartissez les bénévoles par poste, pas seulement par équipe : départ, arrivée, inscriptions, orientation, boissons et soins doivent tous avoir un responsable identifié.
- Préparez les dossards, épingles, témoins, chronomètres et mégaphones au moins la veille. Testez aussi les tablettes, rallonges et batteries externes avant l’ouverture du lieu.
- Le jour J, installez d’abord le balisage et les zones de départ et d’arrivée, puis le comptoir d’inscription et le point de boissons et de soins. Gardez les trousses de premiers secours et les compresses froides immédiatement accessibles.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un relais ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et l’itinéraire en premier, puis lancez les invitations et recrutez les bénévoles avant de préparer les équipes.
- Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?
- Prévoyez au minimum un responsable pour le départ, un pour l’arrivée, un pour les inscriptions, un pour l’orientation et un pour les boissons et les soins. Ajoutez une personne par point de parcours qui ne peut pas être surveillé depuis le départ ou l’arrivée.
- Quand préparer les dossards et les cartes du parcours ?
- Imprimez les dossards et les cartes 2 à 3 jours avant le relais, après la clôture des inscriptions. Gardez quelques dossards vierges et des exemplaires supplémentaires des cartes pour les changements de dernière minute.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un relais ?
- Calculez les boissons selon le nombre de participants, la durée et la météo, puis ajoutez une marge d’environ 10 à 15 %. Installez les distributeurs d’eau et les glacières avant l’arrivée des participants, avec les gobelets réutilisables à portée de main.
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