Checklist para organizar un concurso de grava

Organizar un concurso de grava requiere coordinar la ruta, los permisos y la logística de salida mucho antes del día del evento. Este plan reúne 78 tareas y 71 materiales para que puedas avanzar en el orden correcto, desde definir el formato hasta revisar bicicletas y señalización. La información para participantes, el control de tiempos y la seguridad suelen quedarse para el final, aunque condicionan toda la jornada. Usa la checklist para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes de abrir el registro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Diseñar la ruta de grava
3 personas
Solicitar permisos de ruta
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Organizar el registro de tiempos
2 personas
Comprobar el seguro
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar mapa de ruta
Enviar información a los participantes
2 personas
Diseñar los dorsales
Realizar un reconocimiento de la ruta
3 personas
Determinar los puntos de control de tráfico
2 personas
Crear lista de contactos médicos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar las flechas de ruta
2 personas
Revisar las bicicletas y las herramientas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Cerrar el recinto
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar las flechas de la ruta
4 personas
Colocar señales de advertencia
3 personas
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
Instalar control horario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Preparar los materiales de primeros auxilios
2 personas
Montar las mesas de inscripción
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar bocadillos y fruta
3 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Realizar control de bicicletas
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Guiar la salida
4 personas
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
Registrar tiempos de vuelta y de paso
2 personas
Ofrecer asistencia en carretera a lo largo de la ruta
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Guiar la meta
4 personas
Registrar a los finalistas
2 personas
Servir la comida
4 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Recibir a los últimos participantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Recoger las flechas de ruta
4 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Cerrar el registro de tiempos
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger la basura de la ruta
3 personas
Publicar los resultados
Enviar fotos de los participantes
Procesar declaraciones
2 personas
Cancelar los permisos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Arco de salida
Vallas de separacióncant. 20
Vallas de control de multitudescant. 12
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Material deportivo

Flechas de rutacant. 80
Carteles de rutacant. 30
Dorsalescant. 150
Portanúmeroscant. 150
Cinta de señalizacióncant. 12
Conos de tráficocant. 30
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Desmontadores de neumáticoscant. 8
Cámaras de airecant. 20
Kits de herramientas para bicicletascant. 4
Alfombrillas para paddock de bicicletascant. 4
Cajas para bidonescant. 8
Cintas de medallacant. 10
Medallascant. 10
Trofeoscant. 3

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 2
Tabletscant. 4
Walkie-talkiescant. 10
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Megáfonos de manocant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
DEA
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 8
Mantas de emergenciacant. 15
Camilla
Extintorescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Banderola del eventocant. 2
Banners con flechascant. 6
Fondo de escenario

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 4

Compras

Compras

Consejos

Define el formato, la distancia y las categorías antes de publicar la inscripción. El reglamento debe estar listo cuando envíes el formulario, para que los participantes conozcan las condiciones desde el primer día.
Solicita los permisos de la ruta y reserva la zona de salida con varias semanas de margen. Después del reconocimiento, vuelve a comprobar el recorrido y marca los puntos donde necesitarás controlar el tráfico.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del concurso para asignar voluntarios, preparar dorsales y recoger las preferencias dietéticas. Envía el mapa, los horarios y las instrucciones finales 3 o 4 días antes.
Haz una prueba del sistema de registro de tiempos antes de la salida y asigna una persona responsable de los portátiles o tablets. Mantén un canal de walkie-talkies para comunicar incidencias entre salida, controles y llegada.
Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a inspeccionar la ruta el día anterior. Lleva bombas, desmontadores, cámaras de aire y kits de herramientas, además de flechas, conos y cinta para corregir señalización o pequeños problemas del recorrido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de grava?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, la reserva de la salida y la contratación del sistema de tiempos son los puntos que más pueden retrasar el evento.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un concurso de grava?: Ciérralas al menos 7 días antes de la prueba. Así tendrás tiempo para asignar voluntarios, preparar dorsales, confirmar datos y comprar comida según las preferencias dietéticas.
¿Qué material de reparación necesito para una carrera de grava?: Prepara como mínimo bombas de repuesto, desmontadores, cámaras de aire y un kit de herramientas por cada puesto de asistencia. Revisa las cantidades 48 horas antes y distribuye el material según la longitud de la ruta.
¿Cuándo se debe enviar la información a los participantes?: Envía el mapa, el reglamento, el horario y las instrucciones entre 3 y 4 días antes. Incluye también el punto de salida, los controles, los contactos médicos y cualquier cambio detectado en la ruta.

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