Organiser une course de 12 heures sans rien laisser au hasard

Une course de 12 heures se prépare d’abord comme un dispositif de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commencez par fixer le parcours, obtenir les autorisations et réserver le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite l’assistance médicale, l’assurance, les bénévoles et le ravitaillement sur toute la durée de l’épreuve. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, la météo et l’installation sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver le lieu
4
Organiser l'assistance médicale
5
Vérifier l’assurance
6
Mesurer le parcours
2 personnes
7
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Préparer les dossards
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Vérifier le matériel
3 personnes

Événement

21
Tracer l’itinéraire
6 personnes
22
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
25
Aménager le point d’eau
3 personnes
26
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
27
Tester le système de sonorisation
2 personnes
28
Enregistrer les participants
4 personnes
29
Distribuer les dossards
3 personnes
30
Faire le briefing de départ
2 personnes
31
Lancer officiellement la course
3 personnes
32
Assurer le suivi des tours et des horaires
4 personnes
33
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir les repas
4 personnes
36
Tenir les postes du parcours
8 personnes
37
Vérifier l'éclairage
2 personnes
38
Installer un éclairage supplémentaire
3 personnes
39
Informer les participants de l’heure de fin
2 personnes
40
Clore officiellement la course
3 personnes

Suivi

41
Vérifier les résultats
3 personnes
42
Remettre les prix et les médailles
3 personnes
43
Retirer le matériel du parcours
6 personnes
44
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
45
Rassembler les déchets
4 personnes
46
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
47
Nettoyer le lieu
5 personnes
48
Inventorier le matériel
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Publier les résultats
51
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Arche de départ et d’arrivée
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 20
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 12
Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Cartes de poinçonnageqté 150
Chronomètresqté 6
Tableau rond
Prixqté 6
Médaillesqté 150

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 180

Cuisine

Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 30

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Gants jetablesqté 50
Pansements blisterqté 100
Compresses froidesqté 20

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 250
Étiquettes nominativesqté 100

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et les autorisations avant toute communication : mesurez la distance, repérez les croisements et prévoyez les cônes, barrières, flèches et bornes kilométriques nécessaires.
Pour 12 heures, répartissez les bénévoles en plusieurs rotations plutôt que de demander une présence continue. Préparez un planning écrit avec les horaires, les postes et un responsable joignable à tout moment.
Ouvrez les inscriptions seulement après avoir défini la capacité du site et le dispositif médical. Demandez aussi les besoins alimentaires afin de prévoir un ravitaillement adapté, sans improviser le jour de la course.
Préparez le matériel au moins 48 heures avant le départ : dossards, épingles, chronomètres, cartes de poinçonnage, sonorisation, rallonges et éclairage doivent être vérifiés séparément.
Le jour J, installez d’abord le parcours et la sécurité, puis l’arche, les tables, le bureau d’inscription et le point d’eau. Refroidissez les boissons avant l’arrivée des coureurs et gardez un exemplaire imprimé du déroulé.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une course de 12 heures ?: Le nombre dépend du parcours, des carrefours et du nombre de participants. Prévoyez au minimum une personne par poste de surveillance et organisez au moins deux rotations sur 12 heures pour éviter la fatigue.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 12 heures ?: Ouvrez-les après avoir confirmé le lieu, le parcours, les autorisations, l’assurance et l’assistance médicale. Une marge de 6 à 8 semaines permet généralement de traiter les inscriptions et de préparer les dossards.
Quelle quantité de boissons prévoir pour 12 heures de course ?: Calculez les besoins à partir du nombre de coureurs et des passages prévus au point d’eau. Prévoyez une réserve supplémentaire d’au moins 20 % et gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières plutôt qu’une seule.
Que vérifier la veille d’une course de 12 heures ?: Vérifiez la météo, le parcours, les barrières, la signalisation, l’éclairage, la sonorisation et le matériel d’inscription. Préparez aussi les tables, les gobelets et les boissons afin que l’installation puisse commencer dès l’ouverture du site.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.