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Organiser une course d’orientation sans rien oublier

Une course d’orientation se prépare bien avant le jour du départ : le parcours, les autorisations et la sécurité doivent être réglés avant d’envoyer les invitations. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions au briefing des bénévoles. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les cartes de contrôle, les piles de rechange, les besoins alimentaires et les colis préparés pour chaque groupe de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir la date et le parcours

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Demander l’autorisation aux propriétaires du terrain

  • Élaborer le plan de sécurité

    2 personnes

  • Partager les numéros d’urgence et l’itinéraire

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

  • Former les groupes de départ

    2 personnes

  • Vérifier le parcours

    2 personnes

  • Définir les points de contrôle

    2 personnes

  • Mettre en page les cartes

    2 personnes

  • Imprimer les cartes et les livrets de route

    2 personnes

  • Créer les dossards

    2 personnes

  • Créer les cartes de contrôle

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Rassembler le matériel sportif

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer des colis par groupe de départ

    3 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Inspecter le lieu

    2 personnes

  • Acheminer le matériel sur le site

    3 personnes

  • Balisage du départ et de l'arrivée

    3 personnes

  • Installer la table d’information

    2 personnes

  • Monter la table de départ

    2 personnes

  • Installer le système d’enregistrement d’arrivée

    2 personnes

  • Mettre en place les points de contrôle

    5 personnes

  • Photographier les points de contrôle

    2 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    3 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Installer le point d’eau et de boissons

    2 personnes

  • Préparer les amuse-bouches et les fruits

    2 personnes

Événement

  • Inscrire les participants

    3 personnes

  • Donner les consignes de départ

    2 personnes

  • Faire partir les groupes de départ

    2 personnes

  • Tenir les postes du parcours

    5 personnes

  • Informer les participants

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitailler en snacks et en fruits

    2 personnes

  • Enregistrer les arrivants

    3 personnes

  • Appeler les participants manquants

  • Récupérer les points de contrôle

    4 personnes

  • Vérifier les résultats

    2 personnes

  • Annoncer les résultats

  • Assurer la remise des prix

    2 personnes

  • Allumer l’éclairage du soir

    2 personnes

  • Vérifier les derniers participants

    2 personnes

  • Faire le check-out des participants

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle final du parcours

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Nettoyer la zone de départ et d'arrivée

    3 personnes

  • Charger le matériel

    3 personnes

  • Rassembler les objets perdus

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

  • Nettoyer le matériel de sport

    2 personnes

  • Nettoyer les articles réutilisables

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Envoyer les résultats et les photos

  • Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 12
  • Tables hautesqté 4

Matériel de sport

  • Cartes d'orientationqté 100
  • Livrets de parcoursqté 100
  • Boussolesqté 30
  • Vérificateurs de billetsqté 15
  • Panneaux des postes de contrôleqté 15
  • Cartes de contrôleqté 100
  • Numéros de départqté 100
  • Chronomètres de départqté 2
  • Chronomètresqté 6
  • Cônesqté 30
  • Ruban de balisageqté 6
  • Flèches de directionqté 40
  • Gilets fluorescentsqté 15
  • Lampes de pocheqté 10
  • Piles de rechangeqté 20

Équipement

  • Mégaphonesqté 2
  • Talkies-walkiesqté 8
  • Batteries externesqté 4
  • Rallongesqté 3

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Serviettes en papierqté 300

Cuisine

  • Thermosqté 4
  • Carafes d’eauqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Cuillères de serviceqté 4
  • Ouvre-bouteillesqté 4
  • Bouilloiresqté 2

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Couvertures de survieqté 6
  • Gants jetablesqté 2

Décoration

  • Panneaux d'informationqté 6
  • Craie de trottoirqté 6
  • Trophéesqté 6

Bureau

  • Presse-papiersqté 10
  • Stylos à billeqté 30
  • Marqueurs indélébilesqté 12
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 4
  • Agrafeusesqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balayette et pelleqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par le terrain et les autorisations : validez la date, le parcours et l’accord des propriétaires avant de communiquer l’événement. Prévoyez aussi l’itinéraire d’accès et les numéros d’urgence.
  • Finalisez le parcours au moins quelques jours avant l’épreuve. Vérifiez chaque poste sur place, puis imprimez les cartes, les livrets et les cartes de contrôle avec une marge pour les inscriptions tardives.
  • Préparez un colis distinct pour chaque groupe de départ. Il doit réunir les dossards, les documents, les cartes et le matériel nécessaire afin d’éviter une distribution improvisée au dernier moment.
  • Ne limitez pas le briefing des bénévoles aux rôles principaux : précisez qui surveille chaque poste, qui utilise les talkies-walkies et comment signaler un participant en difficulté. Faites-le avant l’arrivée des premiers coureurs.
  • Consultez les prévisions météo la veille et le matin même. Selon les conditions, ajoutez des lampes, des batteries externes, des vêtements visibles et une solution pour garder les boissons et les documents au sec.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une course d’orientation ?
Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations du terrain, le parcours, les inscriptions et le recrutement des bénévoles demandent généralement plusieurs semaines.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’orientation ?
Prévoyez au minimum 1 responsable pour le départ et l’arrivée, puis 1 personne par point de contrôle lorsque les postes sont éloignés ou difficiles à surveiller. Ajoutez 2 personnes pour l’accueil, les inscriptions et la logistique.
Quand imprimer les cartes d’une course d’orientation ?
Imprimez les cartes et les livrets après la dernière vérification du parcours, idéalement 2 à 3 jours avant l’épreuve. Gardez 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les erreurs ou les inscriptions tardives.
Que prévoir pour la sécurité d’une course d’orientation ?
Préparez un plan de sécurité, l’itinéraire d’accès et les numéros d’urgence avant l’ouverture des inscriptions. Le jour même, donnez ces informations aux bénévoles et vérifiez que les moyens de communication sont chargés.

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