Checklist voor een goed georganiseerde oriëntatieloop
Een oriëntatieloop organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Je regelt toestemming, veiligheid, startgroepen, controlepunten en duidelijke kaarten voordat de eerste deelnemer vertrekt. Ook kleine zaken zoals reservebatterijen, gekoelde dranken en pakketten per startgroep worden snel vergeten. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar uitvoering op de dag zelf, zonder belangrijke voorbereidingen in de laatste week te proppen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en parcours bepalen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Toestemming terreineigenaren vragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Noodnummers en route delen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Startgroepen samenstellen
2 personen
Parcours controleren
2 personen
Controlepunten vastleggen
2 personen
Kaarten opmaken
2 personen
Kaarten en routeboekjes printen
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Controlekaarten maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Pakketten per startgroep maken
3 personen
Weersverwachting controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Start- en finishgebied afzetten
3 personen
Informatietafel opbouwen
2 personen
Starttafel opbouwen
2 personen
Finishregistratie opbouwen
2 personen
Controlepunten uitzetten
5 personen
Controlepunten fotograferen
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Water- en drankpunt klaarzetten
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startuitleg geven
2 personen
Startgroepen laten vertrekken
2 personen
Parcoursposten bemannen
5 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en fruit aanvullen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Ontbrekende deelnemers nabellen
Controlepunten ophalen
4 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Uitslagen bekendmaken
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Laatste deelnemers controleren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Eindcontrole parcours uitvoeren
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Start- en finishgebied schoonmaken
3 personen
Materialen inladen
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie opleveren
2 personen
Sportmateriaal reinigen
2 personen
Herbruikbare spullen schoonmaken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen en foto’s versturen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 12
- Statafelsaantal 4
Sportmateriaal
- Oriëntatiekaartenaantal 100
- Routeboekjesaantal 100
- Kompassenaantal 30
- Controleknippersaantal 15
- Controlepostbordenaantal 15
- Controlekaartenaantal 100
- Startnummersaantal 100
- Startklokkenaantal 2
- Stopwatchesaantal 6
- Pionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 6
- Routepijlenaantal 40
- Fluorhesjesaantal 15
- Zaklampenaantal 10
- Reservebatterijenaantal 20
Apparatuur
- Megafonenaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Papieren servettenaantal 300
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerlepelsaantal 4
- Openersaantal 4
- Waterkokersaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsdekensaantal 6
- Wegwerphandschoenenaantal 2
Decoratie
- Informatiebordenaantal 6
- Stoepkrijtaantal 6
- Prijstrofeeënaantal 6
Kantoor
- Klembordenaantal 10
- Balpennenaantal 30
- Watervaste stiftenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 4
- Nietmachinesaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, parcours en locatie. Controleer daarna direct vergunningen en vraag toestemming aan terreineigenaren; zonder die bevestiging kun je de route niet definitief publiceren.
- Plan het parcours uiterlijk 2 weken vooraf in detail. Leg elk controlepunt vast, controleer de route opnieuw en maak kaarten en routeboekjes op basis van de definitieve versie.
- Maak startgroepen pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reken per groep een eigen pakket met kaarten, controlekaarten, startnummers en eventuele kompassen, zodat je bij de start niet hoeft te zoeken.
- Instrueer vrijwilligers uiterlijk 1 uur voor de eerste start. Geef per controlepost de route, taak, noodnummers en portofoon of telefoon door en laat iedereen weten wie het aanspreekpunt is.
- Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg bij donker of slecht zicht zaklampen, fluorhesjes, ledlampen en reservebatterijen klaar en zorg dat dranken gekoeld zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een oriëntatieloop organiseren?
- Begin ongeveer 8 weken vooraf met datum, parcours, locatie, vergunningen en toestemming van terreineigenaren. Zet de definitieve route en controlepunten uiterlijk 2 weken voor de loop vast.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een oriëntatieloop?
- Plan minimaal één vrijwilliger per bemande controlepost, plus mensen voor start, finish en een algemene coördinator. Maak de indeling zodra de aanmeldingen zijn verwerkt en instrueer iedereen 1 uur voor de eerste start.
- Wat moet ik klaarleggen voor de start van een oriëntatieloop?
- Leg per startgroep kaarten, routeboekjes, startnummers, controlekaarten en eventueel kompassen klaar. Zorg daarnaast voor een startklok, stopwatch, megafon en een apart pakket met reserve-exemplaren.
- Wanneer controleer ik het parcours voor een oriëntatieloop?
- Controleer het parcours eerst tijdens de voorbereiding en nogmaals uiterlijk 1 à 2 dagen vooraf. Kijk dan of controlepostborden, pionnen, afzetlint en routepijlen zichtbaar en onbeschadigd zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!