Checklist para organizar una carrera de orientación
Una carrera de orientación necesita más que un recorrido y varios puntos de control. Antes de anunciarla, tendrás que confirmar el terreno, los permisos y el plan de seguridad; después vendrán las inscripciones, los grupos de salida y la preparación del material. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado, desde la planificación hasta la salida. También ayuda a evitar olvidos habituales, como imprimir mapas demasiado tarde, preparar pocas baterías o no explicar a los voluntarios cómo actuar ante una incidencia.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir la fecha y el recorrido
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Solicitar permiso a los propietarios del terreno
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Compartir los números de emergencia y la ruta
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Formar grupos iniciales
2 personas
Revisar el recorrido
2 personas
Registrar los puntos de control
2 personas
Montar las tarjetas
2 personas
Imprimir mapas y folletos de ruta
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Hacer tarjetas de control
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Reunir material deportivo
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar paquetes por grupo de salida
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Instruir a los voluntarios
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Delimitar la zona de salida y llegada
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de salida
2 personas
Montar el registro de llegada
2 personas
Marcar los puntos de control
5 personas
Fotografiar los puntos de control
2 personas
Colocar flechas de ruta
3 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Preparar café y té
2 personas
Preparar el punto de agua y bebidas
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
Evento
Inscribir participantes
3 personas
Dar la explicación inicial
2 personas
Hacer salir a los grupos de inicio
2 personas
Supervisar los puestos del recorrido
5 personas
Informar a los participantes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos y fruta
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Llamar a los participantes ausentes
Recoger puntos de control
4 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Anunciar los resultados
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Comprobar los últimos participantes
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Realizar la revisión final del recorrido
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la zona de salida y meta
3 personas
Cargar los materiales
3 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Limpiar material deportivo
2 personas
Limpiar los artículos reutilizables
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar los resultados y las fotos
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 12
- Mesas altascant. 4
Material deportivo
- Mapas de orientacióncant. 100
- Folletos de rutacant. 100
- Brújulascant. 30
- Tijeras de controlcant. 15
- Carteles de los puestos de controlcant. 15
- Tarjetas de controlcant. 100
- Dorsalescant. 100
- Relojes de salidacant. 2
- Cronómetroscant. 6
- Conoscant. 30
- Cinta de balizamientocant. 6
- Flechas de rutacant. 40
- Chalecos reflectantescant. 15
- Linternascant. 10
- Baterías de repuestocant. 20
Equipo
- Megáfonoscant. 2
- Walkie-talkiescant. 8
- Baterías externascant. 4
- Cables alargadorescant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Servilletas de papelcant. 300
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharones de servircant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Teterascant. 2
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Mantas térmicascant. 6
- Guantes desechablescant. 2
Decoración
- Paneles informativoscant. 6
- Tiza para aceracant. 6
- Troféos de premiocant. 6
Oficina
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores permanentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el recorrido y los permisos antes de abrir las inscripciones. Solicita también autorización a los propietarios del terreno si la ruta pasa por parcelas privadas; deja al menos 3 semanas para resolverlo.
- Revisa el recorrido completo entre 7 y 10 días antes. Comprueba cada punto de control, las flechas y la cinta de balizamiento, y anota cualquier zona difícil de localizar o con poca visibilidad.
- Prepara un paquete para cada grupo de salida como mínimo 48 horas antes. Incluye los mapas, folletos de ruta, dorsales y tarjetas de control que correspondan, en lugar de repartirlos sobre la marcha.
- Asigna voluntarios a puestos concretos y haz una reunión informativa de 30 minutos el día anterior. Cada persona debe conocer su ubicación, el horario, el canal de comunicación y qué hacer si alguien se pierde o se lesiona.
- Comprueba el pronóstico 24 horas antes y vuelve a revisar el material sensible al agua. Lleva baterías de repuesto, baterías externas, linternas y megáfonos listos, especialmente si la salida o la llegada puede prolongarse hasta poca luz.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de orientación?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si necesitas reservar el lugar, tramitar permisos y reclutar voluntarios. Deja la última semana para revisar el recorrido, imprimir mapas y preparar los paquetes de salida.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de orientación?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada punto de control que necesite vigilancia, más 2 personas para salida y llegada. Añade 1 o 2 suplentes para cubrir descansos o una incidencia durante la carrera.
- ¿Cuándo se deben imprimir los mapas y las tarjetas de control?
- Imprime una primera versión entre 7 y 10 días antes para comprobar que el recorrido y los controles coinciden. Haz la impresión definitiva 2 o 3 días antes, cuando las inscripciones y los grupos estén cerrados.
- ¿Qué material de seguridad hay que preparar para una carrera de orientación?
- Ten listo un plan de seguridad con la ruta, los números de emergencia y la ubicación de los controles antes de la primera salida. Para la operación, prepara walkie-talkies, chalecos reflectantes, linternas, baterías de repuesto y un botiquín según el nivel de riesgo del recorrido.
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