Organiser une course à pied : la méthode complète

Une course à pied réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours et les autorisations, puis les inscriptions, les bénévoles et le matériel. Commencez par fixer la distance, le départ, l’arrivée et la capacité d’accueil avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le balisage, le chronométrage, le ravitaillement et les informations envoyées aux participants. Les oublis les plus fréquents concernent la circulation, les dossards et la coordination des équipes le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Tracer le parcours sur la carte
2 personnes
3
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Demander des mesures de circulation
6
Faire imprimer les dossards
7
Passer la commande des médailles
8
Inviter les bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Faire les réservations
14
Répartir la liste des bénévoles
2 personnes
15
Former les groupes de départ
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Inspecter le parcours
3 personnes
18
Trier les dossards
2 personnes
19
Instruire les employés
3 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier le matériel
3 personnes
23
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
24
Préparer des kits pour les participants
4 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Dégager le lieu
4 personnes
27
Monter les tentes
6 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer l’arche de départ
4 personnes
31
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
32
Mettre en place le parcours
8 personnes
33
Installer des barrières de circulation
6 personnes
34
Fixer les flèches du parcours
4 personnes
35
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
36
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
37
Mettre en place l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer les fruits et les snacks
3 personnes
41
Préparer les dossards
3 personnes

Événement

42
Assurer la présence aux postes des bénévoles
12 personnes
43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Enregistrer les inscriptions
4 personnes
45
Distribuer les dossards
4 personnes
46
Annoncer les groupes de départ
2 personnes
47
Accompagner les participants au départ
4 personnes
48
Donner le coup d’envoi
49
Tenir les postes du parcours
10 personnes
50
Distribuer les boissons intermédiaires
4 personnes
51
Accompagner les participants à l’arrivée
4 personnes
52
Distribuer les médailles et l'eau
4 personnes
53
Noter les résultats d’arrivée
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
57
Gérer les annonces
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Organiser la remise des prix
4 personnes
60
Rassembler les objets perdus
61
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

62
Délimiter la zone d'arrivée
3 personnes
63
Retirer les panneaux de parcours
6 personnes
64
Retrait des barrières de circulation
6 personnes
65
Démonter les tentes
6 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
5 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Publier les résultats
2 personnes
72
Envoyer le message de suivi aux participants
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger les provisions restantes
2 personnes
75
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médailles souvenirqté 600
Chronomètres de pointageqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 12
Cônesqté 60
Ruban de balisageqté 12
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Gobelets d'eauqté 1500
Ruban de départ
Blocs de podiumqté 3

Équipement

Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 50

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Catering

Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Bacs de distributionqté 12
Coupesqté 12
Chèques-cadeauxqté 40
Courses

Décoration

Arche de départ
Arche d'arrivée
Drapeauxqté 30
Bannièresqté 8
Drapé de scène
Nappesqté 12
Flèches d'inscriptionqté 8
Panneaux d'informationqté 10

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 40
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Bureau

Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 15
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 4
Enveloppesqté 50

Conseils

Validez le parcours avant toute communication : repérez les points dangereux, mesurez les distances et prévoyez une flèche ou un cône à chaque changement de direction. Faites une inspection complète quelques jours avant le départ.
Lancez les démarches administratives dès que le parcours est fixé. Les autorisations et les mesures de circulation peuvent prendre plusieurs semaines ; ne les laissez pas après l’ouverture des inscriptions.
Préparez les dossards par ordre de départ et constituez les groupes avant le jour J. Gardez une marge d’au moins 10 % de numéros et de kits participants pour les corrections ou les inscriptions tardives.
Donnez à chaque bénévole une mission, un emplacement et un moyen de communication. Un briefing de 30 minutes, avec talkies-walkies ou téléphone, évite les zones sans surveillance et les départs mal coordonnés.
Dimensionnez le ravitaillement par tranche horaire : comptez environ 2 gobelets d’eau par coureur au poste principal, puis ajoutez une réserve. Remplissez les glacières juste avant le départ et vérifiez la météo la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec parcours sur route. Ce délai permet de régler les autorisations, la circulation, les inscriptions, les dossards, les médailles et le recrutement des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?: Pour une petite course, comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants, en plus de l’équipe de départ et d’arrivée. Ajoutez des personnes dédiées au balisage, au ravitaillement, au chronométrage et à la sécurité du parcours.
Quand ouvrir les inscriptions à une course à pied ?: Ouvrez-les 6 à 8 semaines avant la course si le parcours et les autorisations sont déjà confirmés. Fermez-les quelques jours avant le départ pour avoir le temps de trier les dossards et de préparer les groupes.
Quelle quantité d’eau prévoir pour une course à pied ?: Prévoyez au minimum 2 gobelets par participant au poste de ravitaillement principal, avec une réserve d’environ 20 %. Pour 100 coureurs, cela représente au moins 240 gobelets, à ajuster selon la chaleur et la distance.

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